Nebenkostenabrechnung erstellen 2026: Vorlage für Vermieter

Nebenkostenabrechnung kostenlos erstellen: Kostenarten nach BetrKV, Umlageschlüssel, CO2-Aufteilung und Vorauszahlungen – mit Frist und PDF/Word.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden.

Kann ich die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen?

Ja. Eine bestimmte Form oder Software ist nicht vorgeschrieben. Wichtig sind die vier Mindestangaben: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen. Die Heizkosten verteilt in der Regel ein Messdienstleister nach der Heizkostenverordnung.

Welcher Umlageschlüssel ist richtig?

Der im Mietvertrag vereinbarte. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche, für verbrauchsabhängig erfasste Kosten der Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).

Wie rechne ich ab, wenn der Mieter im Laufe des Jahres eingezogen ist?

Tragen Sie Einzug oder Auszug ein. Die Vorlage verteilt Kosten nach Fläche, Personen und Wohneinheiten dann nach Tagen; Verbrauchskosten und die Heizkosten richten sich nach den Zählerständen bzw. der Zwischenablesung.

Muss ich die CO2-Kosten in der Abrechnung ausweisen?

Ja, wenn mit fossilen Brennstoffen geheizt wird. Anzugeben sind CO2-Kostenanteil, Einstufung des Gebäudes und Berechnungsgrundlagen. Sonst darf der Mieter die Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 3, 4 CO2KostAufG).

Was passiert, wenn die Abrechnung eine Nachzahlung ergibt?

Die Nachzahlung ist mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Die Vorlage nennt Betrag, Zahlungsziel und Ihre Bankverbindung. Verlangt der Mieter Belegeinsicht, muss er bis dahin nicht zahlen (BGH VIII ZR 189/17).

Werden meine Angaben gespeichert oder übertragen?

Nein. Die Vorlage läuft vollständig in Ihrem Browser. PDF und Word-Datei entstehen auf Ihrem Gerät; Namen, Anschriften und Beträge werden weder gespeichert noch an uns oder Dritte gesendet.