Heizkostenabrechnung für Vermieter: Grundkosten, Warmwasser und CO2

Kevin Celentano · 2026-10-13

Der Messdienst hat geliefert. Vor Ihnen liegt eine Heizkostenabrechnung mit Grundkosten, Verbrauchseinheiten, einer Warmwasserformel und einem CO2-Ausweis. Ihr Mieter wird sie lesen, vielleicht sogar genauer als Sie. Und wenn darin etwas fehlt, darf er kürzen.

Heizung und Warmwasser sind in den meisten Wohnungen die größte Position der Nebenkosten. Laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds lagen sie im Abrechnungsjahr 2024 im Schnitt bei 1,32 € je Quadratmeter und Monat, fast die Hälfte aller Betriebskosten. Bei einer Wohnung mit 70 m² sind das gut 1.100 € im Jahr.

Dieser Ratgeber zeigt, wie die Heizkostenverordnung die Kosten verteilt, wie die Warmwasserformel funktioniert und welcher Teil der Kosten bei Ihnen als Vermieter bleibt. Am Ende steht eine Rechnung von der Gasrechnung des Hauses bis zum Anteil einer einzelnen Wohnung.

01Wer die Heizkosten wie verteilen muss

Bei einer Zentralheizung entstehen die Kosten für das ganze Haus. Die Heizkostenverordnung legt fest, wie sie auf die Wohnungen verteilt werden. Sie geht jedem Mietvertrag vor (§ 2 HeizkostenV). Eine Ausnahme gilt nur für ein Haus mit zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt.

Zu den Heizkosten gehören deutlich mehr Posten als der Brennstoff. § 7 Abs. 2 HeizkostenV zählt sie auf.

Gerade die letzte Zeile führt zu Streit. Eine Rechnung des Heizungsbauers enthält oft Wartung und Reparatur zugleich. Nur der Wartungsteil gehört in die Heizkosten, den Rest tragen Sie selbst.

02Grundkosten und Verbrauchskosten: die 50/70-Regel

Die Heizkosten werden in zwei Teile geteilt. Ein Teil folgt dem gemessenen Verbrauch jeder Wohnung, der andere der Fläche. Der Flächenanteil heißt Grundkosten. Er deckt ab, dass ein Haus auch Wärme verliert, wenn niemand heizt, etwa über Leitungen und Treppenhaus.

Der Verbrauchsanteil muss mindestens 50 % und darf höchstens 70 % betragen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV, für Warmwasser § 8 Abs. 1). Welchen Satz Sie wählen, entscheiden Sie als Gebäudeeigentümer (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV). Bei Eigentumswohnungen beschließt das die Gemeinschaft.

Die Formel für die Heizung einer Wohnung sieht so aus:

Ändern dürfen Sie den Schlüssel nicht nach Belieben. Erlaubt ist das nach baulichen Maßnahmen, die dauerhaft Heizenergie sparen, bei Einführung einer Vorerfassung oder aus anderen sachgerechten Gründen, und immer nur zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV).

03Warmwasser: die Formel aus § 9 HeizkostenV

Heizt dieselbe Anlage auch das Warmwasser, muss der Messdienst die Kosten zuerst aufteilen: was davon Raumwärme war und was Warmwasser. Seit der Novelle von 2009 ist dafür ein Wärmezähler vorgesehen (§ 9 Abs. 2 Satz 1 HeizkostenV). Nur wenn die Messung einen unzumutbar hohen Aufwand bedeutet, darf gerechnet werden.

Dann gilt diese Zahlenwertgleichung:

Q = 2,5 × V × (tw − 10)

Wird Erdgas nach Brennwert abgerechnet, was bei Gasrechnungen üblich ist, wird Q mit 1,11 multipliziert. Bei gewerblicher Wärmelieferung wird durch 1,15 geteilt. Kann weder Wärmemenge noch Wasservolumen gemessen werden, erlaubt die Verordnung in Ausnahmefällen eine Pauschale von 32 kWh je Quadratmeter Wohnfläche.

Der Anteil, den Q am gesamten Energieverbrauch des Hauses hat, ist der Warmwasseranteil an den Kosten. Danach werden Heizung und Warmwasser getrennt, jeweils wieder nach Grund- und Verbrauchskosten verteilt.

04Beispielrechnung: von der Gasrechnung bis zur Wohnung

Lena vermietet eine Wohnung mit 72 m² in einem Haus mit acht Wohnungen und 600 m² Wohnfläche. Die Gaszentralheizung erzeugt auch das Warmwasser. Die Gemeinschaft rechnet 30 % nach Fläche und 70 % nach Verbrauch ab. Lena und alle Zahlen sind ausgedacht, die Rechnung ist ein Beispiel und keine Prognose.

Die Heizkosten des Hauses für 2025 betragen 15.000 €: Gas, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst und Gerätemiete. Das Haus hat 150.000 kWh Gas verbraucht. Durch die Warmwasserzähler flossen 240 m³ bei durchschnittlich 55 °C.

Jetzt werden beide Töpfe auf die Wohnungen verteilt. Die Heizkostenverteiler im Haus zählen zusammen 4.200 Einheiten, Lenas Wohnung 600. Ihr Mieter hat 30 m³ Warmwasser verbraucht.

Zwei Dinge fallen auf. Auch eine sparsame Wohnung trägt über die Grundkosten 540 € im Jahr, egal wie wenig geheizt wird. Und der Verbrauchsanteil bestimmt, wie stark sparsames Heizen belohnt wird. Bei 50 % statt 70 % wäre der Unterschied zwischen sparsamen und verschwenderischen Wohnungen deutlich kleiner.

05CO2-Kosten: welcher Teil bei Ihnen bleibt

Seit Abrechnungszeiträumen ab dem 01.01.2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO2-Kosten für Heizung und Warmwasser. Maßstab ist der CO2-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Je schlechter das Gebäude, desto mehr trägt der Vermieter (§ 5 CO2KostAufG mit Anlage).

Die Tabelle ist zusammengefasst. Das Gesetz hat zehn Stufen zu je 5 kg, die vollständige Liste steht in der Anlage zum CO2-Kostenaufteilungsgesetz.

Für Lenas Haus nehmen wir einen Ausstoß von 27,3 Tonnen CO2 an, das sind 45,5 kg je Quadratmeter. Damit trägt der Vermieter 70 %. Bei einem CO2-Preis von 55 € je Tonne im Jahr 2025 (§ 10 Abs. 2 BEHG) kostet das CO2 des ganzen Hauses 1.501,50 €.

Rund 140 € im Jahr bleiben in diesem Beispiel bei Lena. Bei einem gut gedämmten Neubau unter 12 kg je Quadratmeter wären es null. Das ist einer der Gründe, warum der energetische Zustand eines Hauses beim Kauf einer vermieteten Wohnung in die Rechnung gehört.

06Kürzungsrechte und die Nachrüstfrist Ende 2026

Die Heizkostenverordnung gibt dem Mieter zwei Kürzungsrechte. Beide treffen Sie als Vermieter direkt, denn die Kosten fallen trotzdem an.

Der wichtigste Termin ist der 31.12.2026. Bis dahin müssen alle Zähler und Heizkostenverteiler, die nicht aus der Ferne ablesbar sind, nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Wer danach noch alte Geräte im Haus hat, riskiert ab der Abrechnung für 2027 die Kürzung um 3 %.

Seit 2022 haben Mieter in Häusern mit fernablesbaren Geräten außerdem Anspruch auf eine monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV). Das übernimmt der Messdienst, kostet aber Geld, das wiederum zu den Heizkosten zählt.

07Sonderfälle: Mieterwechsel, Geräteausfall, Leerstand

Zieht ein Mieter während des Jahres aus, wird zwischenabgelesen (§ 9b HeizkostenV). Die Grundkosten werden nach Zeit verteilt, der Verbrauch nach der Ablesung. Ist keine Zwischenablesung möglich, verteilt der Messdienst nach Gradtagzahlen, also nach dem typischen Heizbedarf der einzelnen Monate.

Fällt ein Gerät aus, darf der Verbrauch geschätzt werden, etwa nach Vorjahren oder vergleichbaren Räumen (§ 9a HeizkostenV). Betrifft das mehr als 25 % der Fläche, wird nur noch nach Fläche verteilt. Ob der Mieter dann kürzen darf, ist im Einzelfall umstritten.

Steht Ihre Wohnung leer, tragen Sie deren Anteil. Die Grundkosten laufen weiter, auch wenn niemand heizt. Bei 72 m² wie im Beispiel wären das 540 € im Jahr, ohne einen Euro Verbrauch.

08Risiken und Grenzen: Worauf Sie achten sollten

Die meisten Vermieter rechnen Heizkosten nicht selbst, sondern übernehmen die Abrechnung des Messdienstes. Das ist vernünftig, entlastet Sie aber nicht. Fehler des Messdienstes gehen im Verhältnis zum Mieter zu Ihren Lasten, und die Frist für die Nebenkostenabrechnung läuft auch, wenn der Messdienst spät liefert.

Prüfen Sie deshalb drei Punkte, bevor Sie die Heizkostenabrechnung weitergeben. Stimmt der Verbrauchsanteil mit dem Beschluss oder Ihrer Festlegung überein? Ist der CO2-Anteil ausgewiesen und vom Mieteranteil abgezogen? Sind Reparaturen aus den Heizkosten herausgerechnet?