Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung: was Mieter, Eigentümer und Vermieter absetzen

Michael Pauker · 2026-10-13

Die Nebenkostenabrechnung liegt auf dem Tisch, die Steuererklärung steht an. Irgendwo haben Sie gelesen, dass man Nebenkosten absetzen kann. Also tippen Sie die Summe der Abrechnung ein und hoffen auf eine ordentliche Erstattung.

So einfach ist es leider nicht. Absetzen lässt sich nur ein Teil, und wie viel, hängt davon ab, wer Sie sind. Mieter und selbst nutzende Eigentümer bekommen für bestimmte Lohnkosten 20 % direkt von der Steuer abgezogen. Vermieter tragen Nebenkosten an zwei Stellen ein, einmal als Einnahme und einmal als Kosten.

Wir zeigen, welche Posten zählen, in welchem Jahr Sie sie ansetzen und was am Ende in Euro herauskommt. Mit zwei Beispielen, einer Mieterin und einem Vermieter.

01Wer was absetzt: Mieter, Selbstnutzer, Vermieter

Die gleiche Abrechnung wirkt in drei Rollen ganz unterschiedlich. Bevor Sie Zahlen suchen, klären Sie, welche Rolle Sie haben.

Der Unterschied ist größer, als er aussieht. Eine Steuerermäßigung nach § 35a zieht einen Betrag direkt von Ihrer Steuerschuld ab. Werbungskosten mindern dagegen nur das zu versteuernde Einkommen, ihr Wert hängt von Ihrem persönlichen Steuersatz ab. Für dieselbe Ausgabe darf es nicht beides geben (§ 35a Abs. 5 EStG).

Seit einem Urteil des Bundesfinanzhofs ist eine alte Streitfrage geklärt. Mieter bekommen die Steuerermäßigung auch dann, wenn nicht sie selbst, sondern der Vermieter den Hausmeister oder die Reinigungsfirma beauftragt hat (BFH, Urteil vom 20.04.2023, VI R 24/20).

02§ 35a EStG: was die Steuerermäßigung bringt

§ 35a EStG kennt drei Töpfe. Für jeden gibt es 20 % der Kosten, bis zu einem eigenen Höchstbetrag.

Begünstigt sind nur Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten, nicht das Material (§ 35a Abs. 5 EStG). Bei einer Heizungswartung zählt der Lohn des Monteurs, nicht das Ersatzteil. Und die Zahlung muss unbar laufen. Bei Mietern ist das erfüllt, wenn sie die Vorauszahlungen überweisen.

Die Höchstbeträge gelten je Haushalt, nicht je Person. Wer zu Hause auch noch eine Putzhilfe und einen Maler bezahlt, teilt sich die Töpfe mit den Posten aus der Nebenkostenabrechnung.

03Welche Posten der Abrechnung zählen

Die meisten Abrechnungen enthalten 10 bis 15 Positionen. Nur ein Teil davon ist begünstigt.

Entscheidend ist, dass die Abrechnung die Lohnanteile zeigt. Viele Hausverwaltungen weisen die begünstigten Beträge schon gesondert aus, oft auf einer eigenen Seite oder als Bescheinigung nach dem Muster des Finanzministeriums. Fehlt das, fragen Sie beim Vermieter oder bei der Verwaltung nach einer Aufstellung.

04Welches Jahr und welche Belege

Die Abrechnung für 2025 kommt meist erst 2026. Für welches Jahr tragen Sie sie ein?

Das Finanzministerium lässt Mietern und Wohnungseigentümern hier einen praktischen Weg. Nach dem BMF-Schreiben vom 09.11.2016 können Sie die begünstigten Beträge in dem Jahr ansetzen, in dem Ihnen die Abrechnung zugeht. Die Abrechnung für 2025, die im Sommer 2026 kommt, gehört dann in die Steuererklärung 2026. Wichtig ist nur, dass Sie jeden Betrag einmal ansetzen und bei der Methode bleiben.

Wer als Eigentümer selbst in der Wohnung wohnt, nimmt dafür die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Sie enthält dieselben Posten, nur heißt sie dort Hausgeldabrechnung. Mehr zum Aufbau lesen Sie im Ratgeber Hausgeld bei der Eigentumswohnung.

05Beispielrechnung: was eine Mieterin zurückbekommt

Nehmen wir Lena. Sie wohnt zur Miete in einer Wohnung mit 65 m² in einem Haus mit Aufzug. Ihre Nebenkostenabrechnung für 2025 kommt im Juni 2026 und weist die begünstigten Lohnanteile gesondert aus. Der Name ist ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Prognose.

119 € sind kein großer Betrag. Sie gelten aber unabhängig von Lenas Steuersatz, weil § 35a direkt die Steuer mindert. Wer gar keine Einkommensteuer zahlt, etwa im Studium, hat dagegen nichts davon. Eine Erstattung über null hinaus gibt es nicht.

06Vermieter: Umlagen als Einnahme, Kosten als Werbungskosten

Für Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung ein Nullsummenspiel, wenn sie richtig eingetragen wird. Die Vorauszahlungen des Mieters sind Einnahmen. Die gezahlten Nebenkosten und das Hausgeld sind Werbungskosten. Beides gehört in die Anlage V.

Der häufigste Fehler ist, nur die Kosten einzutragen und die Umlagen zu vergessen. Dann sinkt die Steuer, aber zu Unrecht. Das Finanzamt bemerkt das spätestens, wenn die Einnahmen im Verhältnis zur Kaltmiete auffällig niedrig wirken.

Nehmen wir Thomas. Er vermietet eine Eigentumswohnung für 735 € kalt und 195 € Nebenkostenvorauszahlung. Das Hausgeld beträgt 280 € im Monat, davon 60 € Zuführung zur Rücklage. Dazu kommt Grundsteuer von 240 € im Jahr. Auch Thomas ist ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel.

Im Beispiel fehlen in der falschen Variante 2.340 € Einnahmen. Bei einem persönlichen Steuersatz von 42 % wären das 982,80 € zu wenig Steuer, ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Bei einer Prüfung wird das nachgefordert, mit Zinsen.

Was bleibt von Ihrer Miete nach Steuern? Rechnen Sie Ihren eigenen Fall mit Kaltmiete, Kosten, Abschreibung und Zinsen durch.

Und § 35a? Für die vermietete Wohnung gibt es die Steuerermäßigung nicht, weil die Kosten bereits Werbungskosten sind. Wie die Anlage V Zeile für Zeile aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Anlage V ausfüllen.

07Fehler und Grenzen

Die Beträge sind klein, die Rückfragen des Finanzamts kosten trotzdem Zeit. Diese Punkte führen am häufigsten dazu.

Eine Grenze betrifft alle. § 35a hilft nur, wenn Sie Einkommensteuer zahlen. Und bei Vermietern hängt der Wert jeder Werbungskosten am persönlichen Steuersatz, der sich mit dem Einkommen ändert. Wer seine Vermietung durchrechnet, sollte deshalb auch die Jahre einplanen, in denen das Einkommen sinkt, etwa im Ruhestand. Steuerliche Regeln können sich ändern, die Beträge hier gelten mit Stand Oktober 2026.