Nebenkostenabrechnung prüfen: die Checkliste vor dem Versand

Kevin Celentano · 2026-10-13

Die Abrechnung ist fertig. Die Tabelle stimmt, die Summe auch, und der Umschlag liegt bereit. Bevor Sie ihn abschicken, lohnt eine Stunde mit einem anderen Blick: dem Ihres Mieters.

Mieter prüfen Nebenkostenabrechnungen heute genauer als früher. Mietervereine bieten Prüfungen an, im Netz gibt es Checklisten und Rechner. Jeder Fehler, den Ihr Mieter findet, kostet Sie Geld, Zeit oder im schlimmsten Fall die ganze Nachzahlung.

Dieser Ratgeber ist die Prüfliste für die fertige Abrechnung. Wie Sie sie erstellen, steht im Ratgeber Betriebskostenabrechnung erstellen. Welche Kosten Sie umlegen dürfen, erklärt der Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten nach BetrKV. Hier geht es um die Kontrolle danach.

01Warum Vermieter vor dem Versand prüfen sollten

Ein Fehler in der Nebenkostenabrechnung hat je nach Art ganz unterschiedliche Folgen. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Abrechnung formell unwirksam und die Frist läuft weiter, als hätten Sie nichts geschickt (BGH VIII ZR 115/04). Ist eine Position falsch, fällt sie heraus. Korrigieren dürfen Sie zu Ihren Gunsten nur, solange die Abrechnungsfrist läuft.

Ihr Mieter hat dagegen zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwände zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Das gilt auch für den Einwand, eine Kostenart sei gar nicht vereinbart (BGH VIII ZR 279/06). Die Zeit arbeitet also für ihn.

02Durchgang 1: Form

Der erste Durchgang dauert fünf Minuten und schützt vor dem teuersten Fehler. Prüfen Sie nur, ob die vier Pflichtangaben des Bundesgerichtshofs vollständig da sind (BGH VIII ZR 93/15).

• Gesamtkosten je Kostenart
• Umlageschlüssel, wo nötig erläutert
• Anteil des Mieters je Kostenart
• Abzug der Vorauszahlungen

Dazu oben Abrechnungszeitraum, Wohnung und Name des Mieters. Was jede Angabe genau bedeutet, steht im Ratgeber Betriebskostenabrechnung erstellen.

03Durchgang 2: Positionen

Legen Sie jetzt den Mietvertrag neben die Abrechnung und gehen Sie Zeile für Zeile durch. Zwei Fragen pro Position genügen: Ist sie im Vertrag vereinbart? Ist sie nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig?

Besonders bei Eigentumswohnungen lohnt dieser Durchgang. Die Hausgeldabrechnung mischt umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten, und mancher Verwalter trennt sie nicht sauber. Ein Blick auf die Leistungsbeschreibung des Hausmeisterdienstes zeigt oft, ob darin Kleinreparaturen stecken.

04Durchgang 3: Plausibilität

Jetzt kommt der Teil, den die meisten Vermieter überspringen. Legen Sie die Abrechnung des Vorjahres daneben. Jede Position, die um mehr als etwa 10 % gestiegen ist, braucht eine Erklärung. Ihr Mieter wird genau danach fragen.

Drei Positionen fallen auf. Die Grundsteuer ist durch den neuen Bescheid nach der Grundsteuerreform gestiegen, das ist erklärbar und gehört so in die Abrechnung. Die Versicherung hat ihren Beitrag angepasst. Beim Hauswart dagegen sollten Sie nachfassen. Ein Sprung um die Hälfte deutet auf einen neuen Vertrag hin, und darin können Leistungen stecken, die nicht umlagefähig sind.

Ein zweiter Maßstab ist der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds. Für das Abrechnungsjahr 2024 lagen die Betriebskosten im Schnitt bei 2,67 € je Quadratmeter und Monat, bei allen denkbaren Kostenarten bei bis zu 3,68 €. Liegt Ihre Abrechnung deutlich darüber, sollten Sie die Gründe kennen, bevor der Mieter fragt.

05Durchgang 4: Zahlen

Im vierten Durchgang geht es um die Zahlen, die nicht aus Rechnungen kommen, sondern aus Ihren eigenen Unterlagen. Hier entstehen die meisten Rechenfehler.

• Vorauszahlungen: Ziehen Sie ab, was tatsächlich gezahlt wurde, nicht was vereinbart war. Haben Sie die Vorauszahlung im Jahr angepasst, rechnen Sie beide Beträge.
• Fläche: Maßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche, nicht die im Mietvertrag. Eine frühere Toleranz von 10 % gilt für die Betriebskosten nicht mehr (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17).
• Zeitraum: höchstens zwölf Monate, bei Mieterwechsel nur die Mietzeit des jeweiligen Mieters.
• Personen: Bei Umlage nach Personen die tatsächliche Zahl je Monat, nicht die beim Einzug.
• Leerstand: Der Anteil leerer Wohnungen bleibt beim Vermieter (BGH VIII ZR 159/05).
• Grundsteuer: Kam ein Bescheid rückwirkend, dürfen Sie die Erhöhung in der Regel nur nachfordern, wenn Sie sie binnen drei Monaten nach Kenntnis geltend machen (BGH VIII ZR 220/05).

06Durchgang 5: Versand

Der letzte Durchgang klingt banal und kostet trotzdem jedes Jahr Vermieter ihre Nachzahlung. Entscheidend ist, dass die Abrechnung dem Mieter zugeht, und zwar bis zum Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum. Für 2025 ist das der 31.12.2026.

07Beispielprüfung: aus 974 € werden 344 €

Frau Yilmaz vermietet eine Eigentumswohnung mit 68 m². Ihr erster Entwurf der Abrechnung für 2025 endet mit einer Nachzahlung von 974 €. Sie prüft ihn mit den fünf Durchgängen. Frau Yilmaz und alle Zahlen sind ausgedacht, die Rechnung ist ein Beispiel und keine Prognose.

Vier Fehler in einer Abrechnung, das ist nicht ungewöhnlich. Drei davon stammen aus der Hausgeldabrechnung, die ungeprüft übernommen wurde. Der vierte ist ein klassischer Rechenfehler: die Vorauszahlung nach Vertrag statt nach Kontoauszug.

Was hätte der Versand des Entwurfs gekostet? Rügt der Mieter die Fehler, fallen die Positionen heraus, und Frau Yilmaz verliert Zeit und Vertrauen. Die Korrektur der Vorauszahlungen wirkt hier zugunsten des Mieters und ist ohnehin geschuldet. Wichtiger ist etwas anderes: Ein Mieter, der in der ersten Abrechnung vier Fehler findet, prüft die nächste noch gründlicher.

08Besonderheiten der Abrechnung 2025

Die Abrechnung für 2025, die bis Ende 2026 beim Mieter sein muss, hat drei Besonderheiten.

Die Heizkosten haben eigene Regeln. Wie Grundkosten, Warmwasser und CO2-Anteil berechnet werden, steht im Ratgeber Heizkostenabrechnung für Vermieter.

09Risiken und Grenzen der eigenen Prüfung

Eine Prüfung mit dieser Liste fängt die meisten Fehler einer einzelnen Wohnung ab. Sie hat Grenzen. Rechenfehler des Messdienstes oder falsche Verteilungen in der Hausgeldabrechnung erkennen Sie nur, wenn Sie die Unterlagen der Gemeinschaft im Detail ansehen. Und bei gemischt genutzten Häusern mit Gewerbe kommen Fragen zur Vorabtrennung von Kosten hinzu, die eine einfache Liste nicht beantwortet.

Rechnen Sie außerdem ehrlich mit Ihrer Zeit. Eine gründliche Prüfung kostet bei einer Wohnung ein bis zwei Stunden im Jahr. Bei mehreren Wohnungen kann eine Mietverwaltung günstiger sein, als es zunächst aussieht.