Mietschulden eintreiben: vom Rückstand zum Titel

Der Mieter ist ausgezogen. Drei Monatsmieten fehlen, dazu kommt eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung. Die Kaution deckt nicht alles, und auf Ihre zwei Briefe kam keine Antwort. Lohnt sich der Aufwand für ein paar Hundert Euro überhaupt?

Das kann sich lohnen, hängt aber von der Beweislage, den Kosten und der Zahlungsfähigkeit des Schuldners ab. Das gerichtliche Mahnverfahren lässt sich ohne Anwalt und zunächst ohne mündliche Verhandlung betreiben; den Antrag können Sie über das Onlineportal vorbereiten und auf einem dort vorgesehenen Weg einreichen. Bei einer Forderung bis 1.000 € beträgt die Gerichtsgebühr für das Mahnverfahren 38 €. Erstattungsfähige Kosten erhalten Sie allerdings nur tatsächlich zurück, wenn der Schuldner zahlt oder erfolgreich vollstreckt werden kann.

01Wann der Mieter in Verzug ist

Die Miete ist zu Beginn des jeweiligen Zeitabschnitts, spätestens bis zum dritten Werktag, zu entrichten (§ 556b Abs. 1 BGB). Bei monatlicher Mietzahlung ist damit grundsätzlich der Monatsbeginn gemeint. Bei Überweisungen ist nicht allein entscheidend, wann das Geld auf dem Vermieterkonto eingeht. Auch die rechtzeitige Erteilung eines ausreichend gedeckten Zahlungsauftrags und die für Mietzahlungen geltende Werktagszählung sind zu berücksichtigen.

Bei einer kalendermäßig bestimmten Zahlungspflicht kann Verzug ohne Mahnung eintreten (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Voraussetzung ist insbesondere, dass der Mieter die Verzögerung zu vertreten hat. Ein verspäteter Kontoeingang allein belegt daher nicht in jedem Fall Verzug.

Ab Verzug schuldet der Mieter grundsätzlich Verzugszinsen. Für Verbraucher liegen sie fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Maßgeblich ist der von der Deutschen Bundesbank veröffentlichte Basiszinssatz für den jeweiligen Zeitraum; er kann sich zum 1. Januar und zum 1. Juli ändern.

Beispielrechnung, vereinfacht: Bei einem rein hypothetischen Basiszinssatz von 2 % beträgt der Verzugszins 7 % im Jahr. Auf eine unveränderte Forderung von 890 € ergeben sich für ein vereinfachtes halbes Jahr 31,15 € Zinsen: 890 € × 7 % × 0,5. Für eine tatsächliche Forderungsaufstellung müssen Sie Verzugstage, Teilzahlungen und Änderungen des Basiszinssatzes berücksichtigen.

Die Pauschale von 40 €, die man aus dem Geschäftsverkehr kennt, gilt bei privaten Mietern als Verbrauchern nicht (§ 288 Abs. 5 BGB setzt voraus, dass der Schuldner kein Verbraucher ist).

Eine nachvollziehbare Mahnung kann dennoch sinnvoll sein. Sie dokumentiert Ihre Zahlungsaufforderung und gibt dem Mieter Gelegenheit, ohne Gericht zu zahlen oder eine Ratenzahlung anzubieten. Sie ersetzt nicht die Belege für die Forderung und hemmt für sich genommen nicht die Verjährung.

02Erst die Kaution, dann der Rest

Nach Ende des Mietverhältnisses kann die Kaution zur Sicherung berechtigter Ansprüche dienen. Ob und wann Sie offene Miete, eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung oder Schadensersatz damit verrechnen können, hängt insbesondere von der Forderung, der Kautionsvereinbarung und den Voraussetzungen einer wirksamen Aufrechnung ab. Rechnen Sie nachvollziehbar ab, berücksichtigen Sie Kautionszinsen und zahlen Sie einen nicht mehr benötigten Überschuss aus. Eine vorherige Verrechnung der Kaution ist keine allgemeine Voraussetzung für das Mahnverfahren.

Für Schäden an der Wohnung gilt eine kurze Frist. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren grundsätzlich sechs Monate nach Rückerhalt (§ 548 BGB). Das Urteil BGH VIII ZR 184/23 betrifft die Aufrechnung bestimmter Schadensersatzansprüche gegen den Rückzahlungsanspruch aus einer Barkaution auch nach Ablauf dieser Frist. Daraus folgt keine pauschale Erlaubnis, jede verjährte Forderung mit jeder Kaution zu verrechnen; die Voraussetzungen des Einzelfalls müssen vorliegen. Für Mietforderungen selbst gilt die kurze Frist nicht, sondern grundsätzlich die regelmäßige dreijährige Verjährung. Lassen Sie eine rechtlich zweifelhafte Aufrechnung von einem Rechtsanwalt beurteilen.

Wie lange Sie die Kaution prüfen dürfen und wie Sie sie abrechnen, steht im Ratgeber Mietkaution anlegen.

03Das gerichtliche Mahnverfahren Schritt für Schritt

Das Mahnverfahren dient der Durchsetzung bestimmter Geldforderungen (§§ 688 ff. ZPO). Es kommt insbesondere in Betracht, wenn kein Widerspruch zu erwarten ist. Das Gericht prüft im Mahnverfahren nicht inhaltlich, ob der Anspruch besteht, sondern unter anderem die gesetzlichen Voraussetzungen und die Angaben im Antrag. Ein Mahnbescheid bestätigt deshalb nicht die Berechtigung Ihrer Forderung.

Widerspricht der Schuldner, geht die Sache auf Antrag in ein streitiges Gerichtsverfahren über. Dann wird die Forderung inhaltlich geprüft, und Sie benötigen Belege: Mietvertrag, Kontoauszüge, Mahnung, Kautionsabrechnung und Nebenkostenabrechnung. Weitere gerichtliche Anforderungen, Fristen und Kostenvorschüsse sind zu beachten.

04Was das Mahnverfahren kostet

Für das Mahnverfahren fällt grundsätzlich eine halbe Gerichtsgebühr nach dem Gerichtskostengesetz an, mindestens jedoch 38 € (GKG Anlage 1 Nr. 1100). Die Höhe hängt vom Streitwert ab. Bei einer Forderung bis 1.000 € greift die Mindestgebühr, weil die Hälfte der vollen Gebühr von 61 € lediglich 30,50 € beträgt.

Sie müssen die anfallenden Kosten zunächst vorstrecken. Bei berechtigter Forderung können notwendige Kosten unter den gesetzlichen Voraussetzungen vom Schuldner zu erstatten sein; bei einem Prozess richtet sich die Kostenverteilung nach dessen Ausgang. Auch ein Kostenerstattungsanspruch hilft wirtschaftlich nur, wenn der Schuldner zahlen kann. Ein Anwalt ist für das Mahnverfahren nicht vorgeschrieben. Beauftragen Sie einen, kommen dessen Gebühren hinzu.

05Beispielrechnung: was eine Restforderung nach Steuern kostet

Frau Becker vermietet eine Wohnung für 620 € kalt plus 180 € Vorauszahlung für Betriebskosten. Der Mieter zieht aus und hinterlässt drei offene Monatsmieten von je 800 €. Die Nebenkostenabrechnung ergibt zusätzlich 350 € Nachzahlung. Im Beispiel betrifft diese korrekt ermittelte und fällige Nachzahlung einen anderen Abrechnungszeitraum als die offenen Vorauszahlungen. Diese betreffen einen noch nicht abgerechneten Zeitraum; Beträge werden nicht doppelt angesetzt. Die Kaution beträgt 1.860 €. Der Name ist ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Prognose.

Zwei vereinfachte Ausgänge werden verglichen. Im ersten zahlt der frühere Mieter nach dem Vollstreckungsbescheid in Raten; Forderung und erstattungsfähige Kosten kommen vollständig im betrachteten Jahr herein. Im zweiten erfolgt in diesem Jahr keine weitere Zahlung, und die Pfändung bleibt erfolglos. Eine ausbleibende Zahlung in diesem Jahr bedeutet nicht zwingend dauerhafte Uneinbringlichkeit.

Frau Becker hat im Beispiel 150.000 € zu 3,8 % finanziert und tilgt anfänglich 1,5 % im Jahr. Die Rechnung verwendet vereinfachend ganzjährig 5.700 € Zinsen und 2.250 € Tilgung auf den Ausgangsbetrag; ein tatsächlicher Tilgungsplan kann davon abweichen. Diese Konditionen sind reine Beispielannahmen, keine Aussage zu aktuellen Finanzierungsangeboten.

Damit die Jahresrechnung nachvollziehbar ist, gelten zusätzliche Modellannahmen: Die Wohnung erzielt bei vollständiger Zahlung im betrachteten Jahr zwölf Monatskaltmieten, gegebenenfalls durch Anschlussvermietung. Sämtliche Betriebskosteneinnahmen und zugehörigen, im selben Jahr gezahlten umlagefähigen Ausgaben gleichen sich im vollständig bezahlten Fall aus. Sie werden deshalb netto mit null angesetzt. Der verbleibende Zahlungsausfall von 890 € mindert diesen Nettozufluss nur einmal. Die Kaution wurde bereits früher erhalten; ihre wirksame Verwendung im betrachteten Jahr wird im Modell als verfügbare Liquidität und als Zufluss aus Vermietung behandelt.

Die 950 € nicht umlagefähigen Kosten werden vollständig als im Jahr gezahlte, steuerlich abzugsfähige Vermietungsaufwendungen angenommen. Sie enthalten insbesondere keine Einzahlung in die Erhaltungsrücklage einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Solche Einzahlungen sind nicht sofort als Werbungskosten abziehbar; maßgeblich ist erst die tatsächliche steuerlich begünstigte Verwendung. Auch das gesamte Hausgeld ist nicht pauschal abzugsfähig. Die AfA wird im Beispiel mit 3.000 € jährlich angesetzt. Ihre tatsächliche Höhe hängt unter anderem von der steuerlichen Bemessungsgrundlage und dem anwendbaren Abschreibungssatz ab. Weitere Anwalts-, Vollstreckungs- oder Auskunftskosten bleiben in dieser vereinfachten Rechnung unberücksichtigt und können die tatsächliche Belastung erhöhen.

Für den Steuervergleich wird eine rein illustrative Entlastung von 35 % des steuerlichen Verlusts angenommen. Das Modell setzt voraus, dass der Verlust vollständig mit anderen steuerpflichtigen Einkünften verrechnet werden kann und die Entlastung im betrachteten Jahr liquiditätswirksam wird. Die 35 % sind eine Rechenannahme, kein gesetzlicher Pauschalsatz und keine individuelle Berechnung nach dem Einkommensteuertarif. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer bleiben außer Ansatz.

Unter diesen Annahmen beträgt die zusätzliche Belastung vor Steuern 890 € zuzüglich 38 € Gerichtsgebühr, insgesamt also 928 €. Die im Modell angenommene zusätzliche Steuerentlastung beträgt 324,80 €: 928 € × 35 %. Damit verbleiben 603,20 € Mehrbelastung nach Steuern. Diese Entlastung ersetzt keine Zahlung des Mieters; sie verringert lediglich die modellierte wirtschaftliche Belastung. Lassen Sie die tatsächliche Verlustverrechnung und Ihre persönliche Steuerwirkung von einem Steuerberater berechnen.

Die Gerichtsgebühr ist nur ein Teil des Kostenrisikos. Weitere Verfahrens- und Vollstreckungskosten können hinzukommen. Wer eine Forderung verjähren lässt, riskiert, dass der Schuldner die Zahlung unter Berufung auf die Verjährung verweigern kann, selbst wenn er später wieder zahlungsfähig wird.

06Verjährung und Vollstreckung

Mietforderungen verjähren regelmäßig in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt grundsätzlich am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und die weiteren Voraussetzungen des § 199 BGB, insbesondere zur Kenntnis des Gläubigers, vorliegen. Bei gewöhnlichem Verlauf verjährt die Miete für März 2026 daher mit Ablauf des 31.12.2029, sofern keine Hemmung oder kein Neubeginn eingreift.

Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Auf das bloße Ausfüllen eines Onlineantrags sollten Sie sich nicht verlassen. Wird der Mahnbescheid demnächst zugestellt, kann die Hemmung nach § 167 ZPO auf den Eingang des Antrags bei Gericht zurückwirken. Bei knappen Fristen sind deshalb die rechtzeitige Einreichung, eine zustellfähige Anschrift und das Vermeiden eigener Verzögerungen besonders wichtig.

Rechtskräftig festgestellte Hauptforderungen verjähren grundsätzlich erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB); für Ansprüche aus vollstreckbaren Urkunden gilt ebenfalls grundsätzlich eine 30-jährige Frist (§ 197 Abs. 1 Nr. 4 BGB). Für künftig fällig werdende wiederkehrende Leistungen, etwa laufende Zinsen, gelten Besonderheiten. Ein Titel kann eine spätere Vollstreckung ermöglichen, garantiert aber weder pfändbares Vermögen noch eine unbegrenzte Durchsetzbarkeit trotz eines Insolvenzverfahrens.

Die Vollstreckung kann über den Gerichtsvollzieher erfolgen. Er kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen pfänden und den Schuldner zur Vermögensauskunft laden. Auch eine Pfändung des Kontos oder des Arbeitseinkommens über das Vollstreckungsgericht kommt infrage. Welche Maßnahme geeignet ist, hängt vom Einzelfall ab. Gesetzliche Pfändungsschutzregeln und Freibeträge bleiben zu beachten. Bei drohender Verjährung oder einer Insolvenz des Schuldners sollten Sie einen Rechtsanwalt hinzuziehen.

07Für wen welcher Weg passt

08Risiken und typische Fehler

Zu langes Warten. Wer erst nach Jahren handelt, riskiert die Verjährung. Auch die Ermittlung einer aktuellen Anschrift kann schwieriger werden.

Falsche oder alte Adresse. Ein Mahnbescheid kann dann möglicherweise nicht zugestellt werden. Das verursacht Verzögerungen und gegebenenfalls zusätzliche Kosten. Prüfen Sie die Anschrift vorher.

Kosten bei Zahlungsunfähigkeit. Ein Titel ist kein Geld. Ist beim Schuldner nichts zu holen, können Gerichts- und Vollstreckungskosten bei Ihnen verbleiben. Wägen Sie gerade bei kleinen Beträgen Kosten und mögliche Rückflüsse ab.

Kosten bei Widerspruch. Im streitigen Verfahren fallen grundsätzlich drei Gerichtsgebühren an; die Mahngebühr wird angerechnet. Die endgültige Kostenhöhe und -verteilung hängen vom Verfahrensverlauf und Ergebnis ab. Bei vollständigem Unterliegen sind grundsätzlich auch die erstattungsfähigen Anwaltskosten der Gegenseite zu tragen.

Vorbeugung kann helfen. Eine rechtlich zulässige Prüfung mit Selbstauskunft und Bonitätsnachweis kann helfen, Zahlungsrisiken einzuschätzen, verhindert Mietausfälle aber nicht sicher. Mehr dazu im Ratgeber zur Mieterauswahl mit Schufa-Auskunft. Ob eine Mietausfallversicherung für Ihre Situation sinnvoll sein kann, behandelt ein eigener Ratgeber.

Geschrieben von

Moe Afonso

Investmentberater bei InvestImmo.de

Schreibt über Vermietung, Nebenkosten, Mietrecht und Mehrfamilienhäuser.

Als Bauingenieur, Immobilieninvestor und Berater mit rund 14 Jahren Finanzpraxis betrachtet Moe Gebäude zuerst technisch. Er schreibt über Substanz, Vermietung, laufende Kosten und Investments, die auch jenseits des Prospekts tragen.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Zahlen sind Beispielrechnungen mit offengelegten Annahmen.