Nicht umlagefähige Nebenkosten: was Vermieter selbst zahlen

Moe Afonso · 2026-10-13

Die Kaltmiete kommt pünktlich, die Mieterin zahlt ihre Nebenkosten voraus. Trotzdem gehen vom Konto jeden Monat Beträge ab, die niemand erstattet. Verwalter, Rücklage, die Reparatur der Therme. Genau diese Kosten entscheiden, ob eine Wohnung sich trägt.

Das Gesetz trennt scharf. Ein Teil der Kosten darf auf den Mieter umgelegt werden, der Rest bleibt beim Eigentümer. Die Liste der nicht umlagefähigen Kosten ist kürzer als die andere, aber sie ist teurer, als viele beim Kauf annehmen.

Wir zeigen, welche Kosten dazugehören, wo die Grenze im Einzelfall verläuft, was das im Jahr ausmacht und wie viel davon die Steuer zurückgibt.

01Was „nicht umlagefähig“ bedeutet

Ein Mieter zahlt nur die Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und in der Betriebskostenverordnung stehen (§ 556 Abs. 1 BGB). Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Gebäude laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Alles andere ist nicht umlagefähig.

Zwei Gruppen schließt die Verordnung ausdrücklich aus. Das sind Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Eine Vereinbarung, die den Mieter trotzdem damit belastet, ist bei Wohnraum unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB).

Welche Kosten umlagefähig sind, steht ausführlich im Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten nach der Betriebskostenverordnung. Hier geht es um die andere Seite.

02Die vollständige Liste

Nicht in diese Liste gehören Finanzierungskosten und Abschreibung. Sie sind keine Nebenkosten im Sinne der Abrechnung, sondern Kosten des Eigentums. Steuerlich zählen sie trotzdem, dazu unten mehr.

03Grenzfälle: Wartung oder Reparatur

Der Streit entsteht selten bei der Verwaltervergütung. Er entsteht bei Positionen, die halb umlagefähig sind. Die Faustregel lautet so. Was regelmäßig anfällt, um eine Anlage in Betrieb zu halten, ist Betriebskosten. Was etwas Kaputtes wieder heil macht, ist Instandsetzung.

Beim Hausmeister lohnt ein genauer Blick. Die Verordnung schließt Arbeiten für Instandhaltung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung ausdrücklich aus (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Ein Hausmeistervertrag, der alles pauschal abrechnet, muss deshalb vor der Umlage aufgeteilt werden.

04Was das im Jahr kostet

Nehmen wir Sven. Er vermietet eine Eigentumswohnung mit 72 m² für 11 € pro m² kalt, also 792 € im Monat. Aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft und seinen eigenen Belegen ergibt sich folgendes Bild. Der Name ist ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Prognose.

Gut ein Fünftel der Miete geht in Kosten, die Sven nicht weitergeben kann. Bei einer Wohnung in einem älteren Haus mit hoher Rücklage oder einer anstehenden Sanierung kann der Anteil deutlich höher liegen. Wer eine Wohnung kauft, sollte diese Zahl kennen, bevor er die Mietrendite ausrechnet.

Was bleibt nach allen Kosten von der Miete? Rechnen Sie Kaufpreis, Miete und die nicht umlagefähigen Kosten Ihrer Wohnung durch.

05Steuerlich: nicht umlagefähig heißt Werbungskosten

Für Vermieter gibt es einen Trost. Kosten, die beim Vermieter bleiben, mindern die Einkünfte aus Vermietung (§ 9 Abs. 1, § 21 EStG). Sie werden im Jahr der Zahlung abgezogen (§ 11 Abs. 2 EStG).

Eine Ausnahme ist wichtig. Die Zahlung in die Erhaltungsrücklage ist erst dann Werbungskosten, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltung ausgibt (BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24). Den Betrag finden Sie in der Jahresabrechnung der Verwaltung.

Die Steuer gibt also höchstens den Teil zurück, der Ihrem Grenzsteuersatz entspricht. Der Rest ist echter Aufwand. Größere Reparaturen können Sie auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV). Wer kurz nach dem Kauf viel renoviert, muss die 15-%-Grenze für anschaffungsnahe Herstellungskosten beachten. Mehr dazu im Ratgeber Werbungskosten bei Vermietung.

06Fehler im Mietvertrag und in der Abrechnung

Einige Fehler wiederholen sich. Sie kosten entweder Geld, weil ein Mieter widerspricht, oder Ärger, weil die Abrechnung neu erstellt werden muss.

Für Mieter gilt eine Frist. Einwände gegen eine Abrechnung müssen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang kommen, auch wenn eine Position gar nicht umlagefähig war (§ 556 Abs. 3 BGB, BGH VIII ZR 279/06). Wie eine korrekte Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Betriebskostenabrechnung.

07Vor dem Kauf prüfen

Wer eine vermietete Eigentumswohnung kauft, kann die nicht umlagefähigen Kosten vorher ziemlich genau ermitteln. Die Unterlagen gibt es beim Verkäufer oder der Verwaltung.

Was das Hausgeld insgesamt enthält, erklärt der Ratgeber Hausgeld bei der Eigentumswohnung.

08Risiken und Grenzen

Nicht umlagefähige Kosten sind nicht fest. Verwaltervergütungen werden neu verhandelt, Rücklagen erhöht, Versicherungsbeiträge steigen. Eine Sonderumlage für Dach oder Fassade kann mehrere tausend Euro auf einmal kosten. Und steht die Wohnung leer, trägt der Vermieter zusätzlich die gesamten Betriebskosten.

Die steuerliche Entlastung hängt am persönlichen Steuersatz. Sinkt Ihr Einkommen, etwa im Ruhestand, bleibt von jedem Euro Kosten mehr bei Ihnen. Die Regeln in diesem Ratgeber gelten mit Stand Oktober 2026.