Umlageschlüssel: Nebenkosten richtig verteilen

Angenommen, Sie kaufen ein Mehrfamilienhaus mit vier Wohnungen. Eine Familie mit zwei Kindern bewohnt 60 m², eine alleinlebende Person 80 m². Wasser, Abwasser und Müll werden nach Wohnfläche verteilt. Selbst wenn die Familie mehr Wasser verbraucht, kann ihr Kostenanteil dadurch geringer ausfallen. Das ist zunächst eine Folge des Verteilungsmaßstabs, kein Rechenfehler.

Für Kapitalanleger sind drei Fragen entscheidend: Welche Kosten dürfen überhaupt auf die Mieter umgelegt werden? Welcher Umlageschlüssel gilt? Und welcher Anteil bleibt bei Leerstand beim Eigentümer? Die Vereinbarung zur Kostentragung und der Verteilungsmaßstab sind getrennt zu prüfen. § 556 BGB regelt die Betriebskostenvereinbarung, § 556a BGB den Abrechnungsmaßstab.

01Was § 556a BGB vorgibt

Ausgangspunkt ist eine wirksame mietvertragliche Regelung. Fehlt ein abweichender Maßstab, sieht § 556a Abs. 1 BGB grundsätzlich die Wohnfläche vor. Erfasster Verbrauch oder erfasste Verursachung muss im gesetzlichen Verteilungsmaßstab berücksichtigt werden. Ein vorhandener Wasserzähler bedeutet allerdings nicht, dass jede bestehende Vertragsregelung ohne weitere Prüfung automatisch entfällt.

Für vermietete Eigentumswohnungen verweist Absatz 3 ohne andere Vereinbarung auf den jeweils zwischen den Wohnungseigentümern geltenden Schlüssel. Widerspricht dieser billigem Ermessen, greift Absatz 1. Absatz 2 ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine einseitige Umstellung auf erfassten Verbrauch oder erfasste Verursachung.

Bei zentraler Heizung und Warmwasser werden grundsätzlich 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt. Für bestimmte Gebäude schreibt § 7 HeizkostenV einen Verbrauchsanteil von 70 % vor. Der Rest wird nach den dort zugelassenen flächen- beziehungsweise raumbezogenen Maßstäben verteilt. Die Heizkostenverordnung geht vertraglichen Regelungen grundsätzlich vor; ihr Anwendungsbereich und Ausnahmen sind jedoch zu beachten, etwa die Sonderstellung eines vom Vermieter mitbewohnten Zweifamilienhauses. Einzelheiten erklärt unser Ratgeber zur Heizkostenabrechnung.

02Die Umlageschlüssel im Überblick

Die Tabelle beschreibt Verteilungsmaßstäbe, keine eigenständige Erlaubnis zur Kostenumlage. Insbesondere werden Anschaffung, Reparatur oder Verwaltung nicht allein deshalb umlagefähig, weil dafür ein Schlüssel vereinbart wurde. Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung gehören nicht zu den Betriebskosten nach § 1 BetrKV.

Mehrere Schlüssel innerhalb einer Abrechnung sind möglich. Entscheidend ist, dass jede Kostenposition dem maßgeblichen Vertrag beziehungsweise Gesetz folgt. Der verwendete Schlüssel muss nachvollziehbar erkennbar und nötigenfalls erläutert sein. Nicht jede Einzelheit der Ermittlung muss bereits in der Abrechnung stehen: Bei Personenmonaten verlangt der BGH beispielsweise keine vollständige Belegungsliste in der Abrechnung selbst. Mehr dazu im Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung.

03Nach Fläche oder Personen: die Rechnung

Illustrative Annahmen, keine Marktwerte oder Angebote: Das vollständig vermietete Beispielhaus hat vier Wohnungen mit insgesamt 300 m² und neun Bewohnern. Belegung und Flächen bleiben im gesamten Jahr unverändert. Wasser, Abwasser und Müll kosten zusammen 2.700 €; wohnungsweise Verbrauchsmessung fehlt. Für den Vergleich wird unterstellt, dass der jeweilige Schlüssel für alle betrachteten Kosten wirksam gilt.

Eigene Berechnung: 2.700 € ÷ 300 m² = 9 € je m²; 2.700 € ÷ 9 Personen = 300 € je Person. Der Wohnungsanteil ergibt sich jeweils aus Kosten je Einheit × Wohnfläche beziehungsweise Personenzahl.

Im Beispiel bleibt die insgesamt verteilte Summe gleich. Wohnung B wird beim Personenschlüssel mit 660 € zusätzlich belastet, Wohnung A mit 420 € weniger. Auch die Anteile der Wohnungen C und D ändern sich. Es handelt sich also nicht um eine reine Verschiebung zwischen nur zwei Mietparteien.

Welcher Schlüssel eignet sich besser? Die Personenzahl berücksichtigt die Belegung, misst aber keinen tatsächlichen Verbrauch. Für die Verwaltung bedeutet sie zusätzlichen Dokumentationsaufwand. Bei einer Vereinbarung nach tatsächlich dort lebenden Personen reicht das Melderegister nach BGH, Urteil vom 23.01.2008, VIII ZR 82/07, nicht ohne Weiteres als Grundlage aus. Belegungsänderungen müssen nachvollziehbar berücksichtigt werden.

Prüfen Sie deshalb vor einem Kauf, welche Zähler vorhanden sind und ob Belegungsdaten sowie Ableseunterlagen zur Abrechnung passen. Lassen Sie die Wirtschaftlichkeit einer Nachrüstung objektbezogen beurteilen, statt allein wegen unterschiedlicher Haushaltsgrößen einen Schlüsselwechsel einzuplanen.

04Den Umlageschlüssel ändern

Ein fest vereinbarter Schlüssel lässt sich nicht allein mit dem Argument austauschen, ein anderer sei gerechter. Für die Praxis sind vor allem zwei Wege relevant. Sonderfälle, etwa ein wirksam vereinbartes Leistungsbestimmungsrecht, bedürfen einer gesonderten Prüfung. Ein solches Recht ist nicht mit einer beliebigen Änderungsbefugnis gleichzusetzen.

1. Umstellung auf erfassten Verbrauch oder erfasste Verursachung: § 556a Abs. 2 BGB erlaubt eine entsprechende Erklärung in Textform für künftige Abrechnungszeiträume. Sie muss dem Mieter vor Beginn des betroffenen Zeitraums zugehen. Waren die betreffenden Kosten bisher in der Miete enthalten, ist diese entsprechend zu senken.
2. Einvernehmliche Änderung: Ein Wechsel etwa von einer fest vereinbarten Flächenverteilung zur Personenzahl sollte mit den betroffenen Mietvertragsparteien vereinbart werden. Prüfen Sie das gesamte Abrechnungssystem: Unterschiedliche Vertragslagen dürfen nicht zu einer Überdeckung der Kosten führen. Die Zustimmung sämtlicher Hausbewohner ist aber nicht pauschal eine gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzung jeder einzelnen Vertragsänderung.

Dass ein Mieter eine Einrichtung wenig nutzt, macht den vereinbarten Schlüssel nicht automatisch unzulässig. Der BGH hielt die Beteiligung von Erdgeschossmietern an Aufzugskosten im entschiedenen Fall für zulässig (Urteil vom 20.09.2006, VIII ZR 103/06). Daraus folgt keine Freigabe für jede Gebäudekonstellation. Mehr dazu unter Aufzugskosten.

05Vermietete Eigentumswohnung: der Schlüssel der Gemeinschaft

Bei einer Eigentumswohnung müssen Sie zwei Ebenen auseinanderhalten: die Kostenverteilung innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft und die Abrechnung gegenüber Ihrem Mieter. Ohne andere mietvertragliche Vereinbarung verweist § 556a Abs. 3 BGB auf den jeweils geltenden Gemeinschaftsschlüssel. Bei einem Verstoß gegen billiges Ermessen ist nach Absatz 1 abzurechnen.

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft ist dennoch keine fertige Mieterabrechnung. Nicht umlagefähige Positionen müssen ausgesondert werden; insbesondere Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung dürfen nicht als Betriebskosten weitergegeben werden. Ein passender Schlüssel macht aus solchen Ausgaben keine umlagefähigen Kosten.

06Leerstand: der Flächenanteil bleibt beim Vermieter

Bei einer Verteilung nach Wohnfläche bleibt die leerstehende Wohnung grundsätzlich Bestandteil der Gesamtfläche. Ihr Anteil darf nicht durch Herausrechnen der Wohnung auf die übrigen Mieter verlagert werden. Das gilt auch für verbrauchsnahe Kosten, die mangels Erfassung nach Fläche abgerechnet werden. Der BGH hat diesen Grundsatz im Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05, bestätigt.

Illustrative Annahmen, separates Leerstandsszenario: Im selben Haus werden nun 9.000 € jährlich an rechtmäßig nach Fläche verteilten Betriebskosten angesetzt. Zentralheizung und Warmwasser mit ihrer gesonderten Verbrauchsverteilung sind nicht Teil dieser vereinfachten Rechnung. Wohnung D hat 90 m² und steht drei Monate leer. Die angenommene Kaltmiete beträgt 900 € monatlich. Kosten werden für dieses Planungsbeispiel gleichmäßig zeitanteilig angesetzt.

Die Rechnung trennt einen entgangenen Zufluss von zusätzlich selbst zu tragenden Betriebskosten. Sie ist keine vollständige Rendite- oder Steuerrechnung; Finanzierung, Neuvermietungsaufwand und weitere Eigentümerkosten fehlen. Tatsächliche Abrechnungen können zeitlich anders ausfallen. Die steuerliche Behandlung ist individuell zu prüfen; entgangene Miete ist keine eigenständige abzugsfähige Ausgabe.

Für Ihre Kaufkalkulation empfiehlt sich deshalb eine getrennte Planung von Mietausfall und verbleibenden Betriebskosten. Bei Verbrauchs- und Personenschlüsseln ist die konkrete Kostenstruktur gesondert zu untersuchen; das Flächenbeispiel lässt sich nicht unverändert übertragen. Weitere Kosten behandelt unser Ratgeber zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten.

07Risiken und typische Fehler

Schlüssel nicht nachvollziehbar. Geben Sie Kostenart, Gesamtkosten, Verteilungsmaßstab, Gesamtbezugsgröße und Wohnungsanteil verständlich an. Ein formeller Mangel kann die Durchsetzbarkeit einer Nachforderung beeinträchtigen. Die Aussage, jeder fehlende Schlüssel mache zwangsläufig die gesamte Abrechnung unwirksam, wäre zu weitgehend. Zur Nachvollziehbarkeit von Personenschlüsseln siehe die BGH-Rechtsprechung.

Abrechnungsfrist übersehen. Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Nachforderungen sind nach Ablauf der gesetzlichen Frist grundsätzlich ausgeschlossen; eine Ausnahme besteht, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Einzelheiten erläutert der Ratgeber zu § 556 BGB.

Ohne Rechtsgrundlage gewechselt. Ein anderer Gerechtigkeitseindruck ersetzt weder die erforderliche Vereinbarung noch die Voraussetzungen einer gesetzlichen Umstellung.

Leerstand herausgerechnet. Beim Flächenschlüssel bleibt der Anteil der leerstehenden Wohnung grundsätzlich beim Eigentümer.

Ungeprüfte Flächen übernommen. Maßgeblich ist bei gesetzlicher flächenbezogener Verteilung grundsätzlich das Verhältnis der tatsächlichen Wohnflächen, nicht automatisch die Quadratmeterangabe im Mietvertrag (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17). Lassen Sie zweifelhafte Angaben anhand des einschlägigen Berechnungsmaßstabs prüfen; Grundlagen erläutert unser Glossar zur Wohnflächenverordnung.

08Fazit für Kapitalanleger

Ein Umlageschlüssel beantwortet die Frage, wie zulässigerweise weiterzugebende Kosten verteilt werden. Er ersetzt weder die Prüfung der Umlagefähigkeit noch eine nachvollziehbare Abrechnung. Im vollständig vermieteten Rechenbeispiel bleibt die Gesamtsumme gleich; im Leerstandsszenario entsteht dagegen eine zusätzliche Eigentümerbelastung neben dem Mietausfall.

Für die Kaufprüfung empfehlen wir: Vertragslage und Abrechnungen zusammen lesen, Flächen und Messgrundlagen plausibilisieren und Leerstand mit verbleibenden Kosten kalkulieren. Einen Schlüsselwechsel sollten Sie erst nach Prüfung seiner rechtlichen und praktischen Voraussetzungen einplanen.

Geschrieben von

Moe Afonso

Investmentberater bei InvestImmo.de

Schreibt über Vermietung, Nebenkosten, Mietrecht und Mehrfamilienhäuser.

Als Bauingenieur, Immobilieninvestor und Berater mit rund 14 Jahren Finanzpraxis betrachtet Moe Gebäude zuerst technisch. Er schreibt über Substanz, Vermietung, laufende Kosten und Investments, die auch jenseits des Prospekts tragen.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Zahlen sind Beispielrechnungen mit offengelegten Annahmen.