Nebenkostenvorauszahlung erhöhen: was Vermieter dürfen und wie viel

Im folgenden Beispiel ist die Betriebskostenabrechnung versandt, und Ihr Mieter muss 480 € nachzahlen. Das Geld kommt erst mit der Nachzahlung zurück. Im Laufe des Abrechnungsjahres haben Sie umlagefähige Betriebskosten vorfinanziert, die durch die monatlichen Vorauszahlungen nicht vollständig gedeckt waren. Bei einer Eigentumswohnung können solche Kosten sowohl über das Hausgeld als auch unmittelbar bei Ihnen anfallen.

Genau dafür gibt es die Anpassung der Vorauszahlung. Sie braucht keine Zustimmung des Mieters, muss aber auf einer tragfähigen Abrechnung und einer angemessenen Berechnung beruhen. Ein falsch berechneter Betrag kann die Erhöhung ganz oder teilweise angreifbar machen.

01Was § 560 Abs. 4 BGB erlaubt

Im Mietvertrag kann eine Betriebskostenpauschale vereinbart sein, die nicht abgerechnet wird. Oder der Mieter zahlt eine Vorauszahlung, über die jedes Jahr abgerechnet wird (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB). Dieser Ratgeber betrifft die Vorauszahlung bei Wohnraum.

Für Vorauszahlungen gilt eine einfache Regel. Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Höhe durch Erklärung in Textform anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das Recht steht also nicht nur Ihnen zu. Ergibt die Abrechnung ein hohes Guthaben und sind niedrigere laufende Kosten zu erwarten, kann der Mieter die Vorauszahlung ebenso senken.

Das Gesetz verlangt außerdem, dass Vorauszahlungen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Angemessen heißt, dass sie sich an den voraussichtlich umlagefähigen Kosten orientieren.

02Voraussetzungen für die Erhöhung

Bevor Sie einen Betrag ausrechnen, prüfen Sie drei Punkte. Fehlt einer, ist die Erhöhung angreifbar.

Steckt in der Abrechnung etwa die Verwaltervergütung aus dem Hausgeld oder eine Reparatur, ist dieser Kostenansatz inhaltlich falsch. Er darf nicht in die Berechnung der neuen Vorauszahlung eingehen. Welche Posten tatsächlich umlagefähig sind, zeigt unser Ratgeber zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten.

03So berechnen Sie die neue Vorauszahlung

Ausgangspunkt ist die Summe der umlagefähigen Kosten aus der letzten Abrechnung, die auf die Wohnung entfallen. Bei einem vollständigen Abrechnungsjahr ergibt dieser Betrag geteilt durch zwölf den monatlichen Ausgangswert. Bei kürzeren Zeiträumen oder nur zeitweiser Vermietung müssen Zeitraum und gegebenenfalls saisonaler Verbrauch berücksichtigt werden; eine einfache Division durch zwölf wäre dann nicht aussagekräftig.

Dazu dürfen Sie Kostensteigerungen rechnen, die schon feststehen oder konkret absehbar sind. Das hat der BGH ausdrücklich erlaubt (Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Auch konkret absehbare Kostensenkungen sind zu berücksichtigen. Ein abstrakter Aufschlag, etwa 10 % „für alle Fälle“, ist dagegen unzulässig.

Eigentumswohnung: der Wirtschaftsplan als Beleg

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kann der Wirtschaftsplan der Eigentümergemeinschaft Hinweise auf konkret absehbare Steigerungen liefern. Er enthält die erwarteten Kosten des Hauses; auf dieser Grundlage beschließen die Eigentümer die Vorschüsse. Steigt dort etwa der Ansatz für Versicherung, Hausmeister oder Müllabfuhr, weil neue Verträge oder Bescheide vorliegen, können diese Unterlagen die Steigerung belegen.

Vorsicht ist bei reinen Schätzungen geboten. Plant die Verwaltung pauschal 10 % mehr für alle Positionen ein, ist das für Ihren Mieter genauso ein abstrakter Zuschlag wie Ihr eigener. Übernehmen Sie nur umlagefähige Posten mit einem konkreten Grund und einem zutreffend ermittelten Anteil für die Wohnung. Legen Sie den Auszug aus dem Wirtschaftsplan und gegebenenfalls die zugrunde liegenden Belege bei. Der Wirtschaftsplan ersetzt nicht die erforderliche Betriebskostenabrechnung.

04Form und Zeitpunkt der Erhöhung

Die Erklärung braucht Textform, also eine lesbare Erklärung mit Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger, etwa per Brief, E-Mail oder Fax. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Sie können die Anpassung zusammen mit der Abrechnung versenden; der Zugang sollte nachweisbar sein.

§ 560 Abs. 4 BGB nennt keine ausdrückliche Vorlauffrist. Für die Zukunft wird grundsätzlich an die nächste Fälligkeit nach Zugang der Erklärung angeknüpft. Ein späterer, eindeutig genannter Beginn kann Streit über den Zugang und die betroffene Zahlung vermeiden. Das folgende Muster sieht den 01.12.2026 vor und setzt voraus, dass die Erklärung vorher zugeht. Auch bei einem Monat Vorlauf müssen die übrigen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sein.

Wichtig ist der Zusammenhang mit der Abrechnung. Wer ein halbes Jahr wartet und dann erhöht, kann sich weiterhin auf die letzte Abrechnung stützen, muss aber die inzwischen absehbaren Kosten berücksichtigen. Bis dahin kann zusätzliche Vorfinanzierung entstanden sein. Deshalb bietet es sich an, eine begründete Anpassung zusammen mit der Abrechnung zu versenden.

05Beispielrechnung: was eine zu niedrige Vorauszahlung Sie kostet

Stefanie Lorenz besitzt eine vermietete Eigentumswohnung mit 68 m². Sie zahlt monatlich 390 € Hausgeld an die Eigentümergemeinschaft. Die für das Beispiel maßgeblichen umlagefähigen Betriebskosten betragen insgesamt durchschnittlich 230 € im Monat. Darin sind die über das Hausgeld abgerechneten umlagefähigen Kosten und die gegebenenfalls unmittelbar von ihr gezahlte Grundsteuer enthalten; die 230 € sind deshalb nicht als reiner Hausgeldanteil zu verstehen. Ihr Mieter zahlt seit Mietbeginn 190 € Vorauszahlung. Name und Fall sind fiktiv; die Zahlen dienen einer vereinfachten Beispielrechnung und sind keine Prognose.

Die Abrechnung für das vollständige Jahr 2025 zeigt 2.760 € umlagefähige Kosten. Der Mieter hat 2.280 € vorausgezahlt, also ergibt sich eine Nachzahlung von 480 €. Für 2026 hat die Gemeinde in diesem Beispiel außerdem einen höheren Grundsteuerbescheid geschickt: 96 € mehr im Jahr für diese Wohnung. Für den folgenden Jahresvergleich werden diese insgesamt 2.856 € als konstantes Kostenniveau angenommen.

Ohne Anpassung streckt Frau Lorenz unter diesen Annahmen über ein volles Jahr 576 € zusätzlich vor, das sind durchschnittlich 48 € im Monat weniger Cashflow vor Steuern. Bei einer Umstellung erst zum 01.12.2026 steigt die Vorauszahlung im Jahr 2026 dagegen nur für einen Monat um 48 €; die verbleibende rechnerische Unterdeckung beträgt bei den angenommenen Jahreskosten 528 €. Die vollen 576 € Liquiditätsentlastung ergeben sich erst für zwölf Monate mit der höheren Vorauszahlung.

Die Vorfinanzierung wird erst durch die spätere Nachzahlung ausgeglichen, sofern der Mieter zahlt. Wird erst gegen Ende des Folgejahres abgerechnet, können zwischen der ersten Kostenzahlung und der Nachzahlung nahezu zwei Jahre liegen; je nach Zahlungseingang auch mehr. Ein Auszug beseitigt die Zahlungspflicht nicht, kann die spätere Abwicklung aber erschweren. Nichtzahlung kann zu einem Ausfall führen.

Und die Steuer? Vorauszahlungen und Nachzahlungen des Mieters sind grundsätzlich Einnahmen aus Vermietung. Tatsächlich gezahlte, steuerlich abzugsfähige Betriebskosten können als Werbungskosten berücksichtigt werden. Nicht das gesamte Hausgeld ist sofort abzugsfähig: Insbesondere Beiträge zur Erhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft sind bei Einzahlung nicht als Werbungskosten abziehbar. Erst bei tatsächlicher Verwendung durch die Gemeinschaft kommt ein Abzug in Betracht, soweit die konkrete Ausgabe steuerlich abzugsfähig ist. Auch andere Kosten müssen nach ihrer steuerlichen Behandlung eingeordnet werden.

Für Einnahmen und abzugsfähige Ausgaben gilt grundsätzlich das Zufluss-Abfluss-Prinzip, mit gesetzlichen Ausnahmen. Eine spätere Nachzahlung kann Einnahmen in ein anderes Steuerjahr verschieben. Daraus folgt nicht, dass die Steuerbelastung über mehrere Jahre zwingend gleich bleibt; die individuelle Wirkung sollte ein qualifizierter Steuerberater prüfen.

06Für wen sich die Anpassung lohnt

07Risiken und typische Fehler

Unwirksame Erhöhung. Stützt sich die Anpassung auf unrichtige Kosten oder enthält sie einen pauschalen Zuschlag, ist sie angreifbar. Tatsächlich gezahlte Vorauszahlungen müssen in der nächsten Abrechnung berücksichtigt werden. Ob daneben Rückforderungs- oder Aufrechnungsrechte bestehen, ist gesondert zu prüfen; eine beliebige Verrechnung mit laufenden Zahlungen folgt daraus nicht.

Abrechnung zu spät. Kommt die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine angemessene Anpassung für die Zukunft bleibt davon zu unterscheiden.

Zahlungsausfall. Hohe Nachzahlungen können Mieter belasten. Wer etwa jedes Jahr 500 € nachfordert, kann mit Ratenzahlungswünschen oder Ausfällen konfrontiert werden. Eine passende Vorauszahlung kann dieses Risiko reduzieren, beseitigt es aber nicht.

Neuvermietung mit altem Betrag. Übernehmen Sie bei einem Mieterwechsel nicht automatisch die Vorauszahlung aus dem alten Vertrag. Orientieren Sie sich an der letzten Abrechnung und konkret absehbaren Änderungen, einschließlich gegebenenfalls veränderter Nutzung. Auch ein realistisch angesetzter Betrag schließt eine spätere Nachzahlung nicht aus.

Mieterbindung. Eine überzogene Vorauszahlung ist rechtlich angreifbar und kann das Verhältnis zum Mieter belasten. Eine nachvollziehbare Berechnung unterstützt eine verlässliche, langfristige Vermietung, statt kurzfristig möglichst viel Liquidität einzuziehen.

Geschrieben von

Rula Mama

Investmentberater bei InvestImmo.de

Schreibt über Bestandsimmobilien, Kalkulation und Objektprüfung.

Rula ist seit 2021 in der Finanzdienstleistung tätig. Sein Schwerpunkt sind Bestandsimmobilien als Kapitalanlage, nachvollziehbare Kalkulationen und eine ehrliche Einschätzung von Substanz und laufenden Kosten.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Zahlen sind Beispielrechnungen mit offengelegten Annahmen.