Hausverwaltung kündigen: so wechseln Wohnungseigentümer den Verwalter
Seit der WEG-Reform können Eigentümer ihren Verwalter jederzeit abberufen. Wir zeigen den Weg vom Ärger bis zum Beschluss, was mit dem Vertrag passiert und was der Wechsel eine vermietete Wohnung kostet.
Nadeem ShahidInvestmentberater bei InvestImmo.de
Die Jahresabrechnung kommt im Oktober statt im Frühjahr. Der Wasserfleck im Treppenhaus ist seit acht Monaten „in Bearbeitung“. Und wenn Sie anrufen, landen Sie auf einer Mailbox, die voll ist. Solche Situationen können für Kapitalanleger, die nicht im Haus wohnen, mehr als ein Ärgernis sein. Sie sehen Schäden nicht selbst und sind darauf angewiesen, dass jemand sich kümmert.
Eigentümer müssen einen Verwalter nicht zwingend bis zum Vertragsende im Amt lassen. Seit Dezember 2020 ist die Abberufung jederzeit möglich. Wie der Wechsel funktioniert, hängt allerdings davon ab, welche Verwaltung Sie meinen.
01Welche Hausverwaltung wollen Sie kündigen?
Hinter dem Wort Hausverwaltung stecken bei einer Eigentumswohnung oft zwei verschiedene Verträge. Wer sie verwechselt, richtet die Kündigung womöglich an die falsche Stelle.
| WEG-Verwaltung | Mietverwaltung (Sondereigentumsverwaltung) | |
|---|---|---|
| Kümmert sich um | Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung, Rücklage, Hausgeld, Versammlung | Ihren Mietvertrag, Mieter, Nebenkostenabrechnung für den Mieter |
| Vertragspartner | die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer | Sie persönlich |
| Wer entscheidet über den Wechsel | die Eigentümer per Beschluss | Sie allein |
| Kündigung | Abberufung nach § 26 WEG; Vertrag endet spätestens 6 Monate danach | nach den vertraglichen und gesetzlichen Voraussetzungen |
| Bezahlt über | das Hausgeld | eine eigene Rechnung an Sie |
Bei der Mietverwaltung prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und die erforderliche Form und dokumentieren den Zugang der Kündigung. Danach organisieren Sie die Übergabe der Mieterakte, der Kautionsunterlagen einschließlich des Nachweises des Kautionskontos und der offenen Abrechnungen. Eine Übertragung verwalteter Kautionsgelder muss deren getrennte und ordnungsgemäße Verwahrung sicherstellen. Was eine solche Verwaltung leistet und kostet, steht in unserem Ratgeber Hausverwaltung: Kosten und Leistungen.
Der Rest dieses Ratgebers dreht sich um den Verwalter der Gemeinschaft.
02Abberufung und Verwaltervertrag: was § 26 WEG regelt
Das Wohnungseigentumsgesetz trennt zwei Dinge, die im Alltag zusammengehören. Die Bestellung macht jemanden zum Verwalter; das ist ein Beschluss der Eigentümer. Der Verwaltervertrag regelt Leistungen und Vergütung; das ist ein Vertrag zwischen der Gemeinschaft und der Verwaltung.
Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 gilt:
- Abberufung jederzeit. Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Frühere Regelungen, die die Abberufung auf einen wichtigen Grund beschränken, stehen dem nicht entgegen; Abweichungen sind nach § 26 Abs. 5 WEG unzulässig.
- Vertragsende nach höchstens sechs Monaten. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), auch wenn er eigentlich bis 2029 laufen sollte.
- Begrenzte Amtszeit. Ein Verwalter darf höchstens für fünf Jahre bestellt werden, beim ersten Verwalter nach der Begründung von Wohnungseigentum höchstens für drei Jahre (§ 26 Abs. 1 WEG). Eine erneute Bestellung kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit beschlossen werden (§ 26 Abs. 2 WEG).
Für die Abberufung reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen zählen nicht mit. Jeder Eigentümer hat grundsätzlich eine Stimme, unabhängig von der Wohnungsgröße (§ 25 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann ein anderes Stimmrecht vorsehen, etwa nach Miteigentumsanteilen.
03Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Nicht jeder Ärger macht einen Wechsel sinnvoll. Die Suche nach einer geeigneten Nachfolge und deren Einarbeitung können Zeit beanspruchen. Diese Warnzeichen sollten Sie ernst nehmen:
- Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig spät oder ist fehlerhaft. Der Verwalter muss sie nach Ablauf jedes Kalenderjahres aufstellen (§ 28 Abs. 2 WEG); daraus folgt kein allgemeiner Abgabetermin im Frühjahr.
- Es gibt keinen Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage (§ 28 Abs. 4 WEG).
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt, Aufträge bleiben liegen.
- Die Beschluss-Sammlung fehlt oder ist lückenhaft (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
- Einsicht in die Unterlagen wird verweigert, obwohl jeder Eigentümer sie verlangen kann (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Die Versammlung findet nicht mindestens einmal jährlich statt (§ 24 Abs. 1 WEG).
Wer gewerblich Gemeinschaftseigentum verwaltet, benötigt grundsätzlich eine Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung. Die Weiterbildungspflicht beträgt 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren (§ 34c Abs. 2a GewO); die konkreten Nachweise und gesetzlichen Ausnahmen sind zu beachten. Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Ausnahme setzt kumulativ voraus, dass weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Fehlende erforderliche Nachweise sind ein sachlicher Anlass zur Klärung in der Versammlung.
04In acht Schritten zum neuen Verwalter
- 01Mitstreiter suchen
Allein können Sie den Verwalter nicht abberufen. Sprechen Sie Beirat und Miteigentümer an und sammeln Sie die Mängel schriftlich.
- 02Angebote einholen
Holen Sie möglichst zwei bis drei vergleichbare Angebote anderer Verwaltungen ein, mit Vergütung je Einheit, Sonderhonoraren und erforderlichen Nachweisen zu § 34c GewO und Zertifizierung. Stellen Sie den Eigentümern die Angebote und wesentlichen Vertragsbedingungen rechtzeitig vor der Versammlung zur Verfügung. Ohne Nachfolger kann eine Verwaltungslücke entstehen.
- 03Versammlung verlangen
Ist bis zur nächsten ordentlichen Versammlung zu viel Zeit, können mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform eine Versammlung verlangen, mit Angabe von Zweck und Gründen (§ 24 Abs. 2 WEG).
- 04Tagesordnung genau fassen
Der Beschlussgegenstand muss in der Einladung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Nehmen Sie ausdrücklich Abberufung, Beendigung des alten Vertrags, Bestellung des neuen Verwalters und Abschluss seines Vertrags auf. Fehler können Beschlüsse anfechtbar machen.
- 05Einladung durchsetzen
Fehlt ein Verwalter oder verweigert er die Einberufung pflichtwidrig, dürfen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einladungsfrist soll, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).
- 06Beschließen
Abberufung und Neubestellung brauchen jeweils die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Wer nicht kommen kann, kann eine Vollmacht in Textform erteilen (§ 25 Abs. 3 WEG).
- 07Vertrag unterschreiben lassen
Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Soll ein anderer Eigentümer handeln, lassen Sie dessen Ermächtigung ausdrücklich mitbeschließen.
- 08Übergabe organisieren
Kontounterlagen und Verfügungsberechtigungen, Akten, Beschluss-Sammlung, Dienstleisterverträge und Schlüssel werden geordnet übergeben. Gemeinschaftskonten bleiben Konten der Gemeinschaft. Ein Übergabeprotokoll hilft, Streit zu vermeiden.
Nach der Beschlussfassung laufen Fristen. Wohnungseigentümer können innerhalb eines Monats Anfechtungsklage erheben; die Begründungsfrist beträgt zwei Monate ab Beschlussfassung (§ 45 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den bisherigen Verwalter. Ein angefochtener Beschluss bleibt grundsätzlich wirksam, bis er rechtskräftig für ungültig erklärt wird. Eine sorgfältige Einladung und genaue Tagesordnung verringern das Risiko eines erfolgreichen Angriffs; Streit über den Verwaltervertrag ist davon zu unterscheiden. Bei einer drohenden oder bereits erhobenen Anfechtungsklage sollten Sie frühzeitig einen Rechtsanwalt hinzuziehen.
05Was der Wechsel eine vermietete Wohnung kostet
Ein Verwalterwechsel ist auch eine Kostenfrage. Nehmen wir Tom. Er besitzt eine vermietete Zwei-Zimmer-Wohnung in einer Anlage mit 24 Einheiten, wohnt aber 300 Kilometer entfernt. Der Name ist ausgedacht; die folgende Beispielrechnung, vereinfacht, zeigt mögliche Kosten und ist keine Prognose.
Der alte Verwalter kostet 28 € je Einheit und Monat und hat einen Vertrag bis Ende 2028. Die Gemeinschaft beruft ihn im Juni ab und bestellt unmittelbar eine neue, zertifizierte Verwaltung für 34 € je Einheit und Monat. Für die Rechnung unterstellen wir sechs volle monatliche Vergütungsperioden mit unverändertem Honorar für den alten Verwalter und ohne Anrechnung oder Erstattung. Der Betrachtungszeitraum umfasst die ersten zwölf Monate ab Beginn der neuen Verwaltung, nicht das Kalenderjahr des Wechsels. Beide Honorare sind als tatsächlich zu zahlende Endbeträge einschließlich etwaiger Umsatzsteuer angenommen; die Vergütung wird in Toms Gemeinschaft je Einheit verteilt. Die Honorare sind Beispielannahmen, keine Marktmittelwerte.
Für die Steuerrechnung nehmen wir an, dass die zusätzlichen Verwaltungskosten vollständig als Werbungskosten abziehbar sind und die Einkommensteuer vereinfachend um 30 % dieser Kosten sinkt. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer bleiben außer Betracht. Die Rechnung veranschaulicht damit eine mögliche Entlastung, nicht Toms individuellen Einkommensteuertarif.
| Einmalig | Laufend pro Jahr | |
|---|---|---|
| Weiterzahlung alter Verwalter, 6 × 28 € | 168 € | |
| Mehrkosten neuer Verwalter, 12 × 6 € | 72 € | |
| Zusätzliche Belastung vor Steuern nach Kostenart | 168 € | 72 € |
| Angenommene Einkommensteuerentlastung, 30 % | −50,40 € | −21,60 € |
| Belastung nach Steuern im vereinfachten Beispiel | 117,60 € | 50,40 € |
Für die ganze Gemeinschaft beträgt die angenommene Weiterzahlung 24 × 28 € × 6 = 4.032 €. Sie belastet die Liquidität, ist aber nicht automatisch eine Entnahme aus der Erhaltungsrücklage. Ein Wechsel zum Jahreswechsel hätte nur dann keine Honorarüberschneidung verursacht, wenn der alte Vertrag zu diesem Zeitpunkt wirksam beendet worden wäre. Das bloße Verschieben der Abberufung reicht dafür nicht.
Verwaltungskosten kann Tom nicht als Betriebskosten auf seinen Mieter umlegen. Soweit sie der Vermietung dienen, kommen sie grundsätzlich als Werbungskosten in Betracht. Daraus folgt kein pauschaler Abzug des gesamten Hausgelds: Einzahlungen in die Erhaltungsrücklage sind nicht sofort steuerlich abziehbar. Erst tatsächlich getätigte, steuerlich berücksichtigungsfähige Ausgaben können sich nach den jeweiligen Voraussetzungen auswirken.
Die tatsächliche Steuerwirkung hängt unter anderem vom maßgeblichen Steuerjahr, dem Einkommen vor dem zusätzlichen Abzug und der zeitlichen Zuordnung der Zahlungen ab. Die ersten zwölf Monate nach einem Wechsel können sich auf zwei Steuerjahre verteilen; die vereinfachte Rechnung unterstellt für alle zusätzlichen Kosten dieselbe Entlastung von 30 %. Vor Steuern beträgt der laufende Aufpreis im Beispiel 6 € monatlich, unter dieser Steuerannahme 4,20 €. Ein höheres Honorar belegt keine bessere Leistung. Die Abziehbarkeit und zeitliche Zuordnung Ihrer Kosten klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Ob sich das lohnt, zeigt keine Formel. Ein unbearbeiteter Wasserschaden, eine Mietminderung oder eine Sonderumlage bei unzureichender Rücklage können die finanzielle Belastung erhöhen. Ob ein Verwalterwechsel solche Kosten verhindert, lässt sich daraus nicht ableiten. Vergleichen Sie Leistungen, nicht nur den Preis je Einheit.
06Die Übergabe: wo Wechsel scheitern
Schwierig kann es werden, wenn der alte Verwalter Unterlagen nur zögerlich herausgibt oder Konten noch auf seinen Namen laufen. Lassen Sie den neuen Verwalter mit einer Liste arbeiten:
- Bankkonten der Gemeinschaft, getrennt nach laufendem Konto und Rücklage, mit Kontoauszügen des laufenden Jahres und geklärten Verfügungsberechtigungen
- Beschluss-Sammlung und Niederschriften der Versammlungen
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und Vermögensberichte der letzten Jahre
- Verträge mit Hausmeister, Reinigung, Versicherung, Wartung und Energieversorgern
- offene Forderungen, Hausgeldrückstände und laufende Gerichtsverfahren
- Schlüssel, Pläne, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
07Für wen sich ein Wechsel lohnt
- Abrechnungen kommen dauerhaft zu spät oder sind fehlerhaft.
- Beschlüsse werden über Monate nicht umgesetzt.
- Die Erhaltungsrücklage ist nicht nachvollziehbar ausgewiesen.
- Es liegt ein konkretes Angebot einer neuen Verwaltung vor.
- Der Ärger betrifft vor allem den Ton, nicht die Arbeit.
- Es gibt keinen Nachfolger, der das Haus übernehmen will.
- Die Amtszeit endet ohnehin in wenigen Monaten. Dann kann auf eine erneute Bestellung verzichtet werden; Vertragsende und Nachfolge müssen trotzdem gesondert geklärt werden.
08Risiken beim Verwalterwechsel
Kein Nachfolger. Die Suche nach einer Verwaltung kann insbesondere für kleine Gemeinschaften schwierig sein. Wer abberuft, ohne eine Nachfolge zu haben, riskiert eine Verwaltungslücke. Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG), was den Alltag erschweren kann.
Doppelte Kosten. Je nach Vertrag und Einzelfall können bis zu sechs Monate Vergütungsansprüche des alten Verwalters fortbestehen. Im Beispiel sind das 4.032 € für das Haus.
Anfechtung. Ein fehlerhafter Beschluss kann angefochten werden; die Klagefrist beträgt einen Monat ab Beschlussfassung. Er bleibt grundsätzlich wirksam, solange er nicht rechtskräftig für ungültig erklärt ist.
Übergangsprobleme. Ein neuer Verwalter muss Haus, Dienstleister und Eigentümer kennenlernen. Dabei können Verzögerungen entstehen, etwa bei Abrechnungen.
Höhere Vergütung. Ein neues Angebot kann teurer sein, ohne bessere Leistungen zu garantieren. Ein höheres laufendes Honorar verursacht dauerhafte Mehrkosten, die nicht als Betriebskosten auf Mieter umlegbar sind.
FAQHäufige Fragen
Kann ich als einzelner Eigentümer die Hausverwaltung kündigen?
Den WEG-Verwalter können Sie nicht allein abberufen oder dessen Vertrag kündigen. Über Bestellung und Abberufung entscheiden die Eigentümer per Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG). Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Ihre eigene Mietverwaltung kündigen Sie selbst nach den vertraglichen und gesetzlichen Voraussetzungen.
Braucht man einen wichtigen Grund, um den Verwalter abzuberufen?
Nein, seit dem 1. Dezember 2020 nicht mehr. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Abweichende Klauseln, die einen wichtigen Grund verlangen, stehen dem wegen § 26 Abs. 5 WEG nicht entgegen.
Was passiert mit dem Verwaltervertrag nach der Abberufung?
Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Ob und in welcher Höhe bis dahin Vergütungsansprüche bestehen, hängt vom Vertrag und den Umständen des Einzelfalls ab. Ein wirksames früheres Vertragsende kann die Überschneidung verkürzen oder vermeiden. Bei Streit über Vertragsende oder Vergütung sollte die Gemeinschaft einen Rechtsanwalt hinzuziehen.
Welche Mehrheit braucht man, um den Verwalter zu wechseln?
Für Abberufung und Neubestellung reicht jeweils die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen zählen nicht mit. Grundsätzlich gilt eine Stimme je Eigentümer; die Gemeinschaftsordnung kann ein anderes Stimmrecht vorsehen, etwa nach Miteigentumsanteilen.
Wie lange darf ein Verwalter bestellt werden?
Höchstens fünf Jahre, beim ersten Verwalter nach der Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 1 WEG). Eine erneute Bestellung kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit beschlossen werden (§ 26 Abs. 2 WEG).
Wer unterschreibt den Vertrag mit dem neuen Verwalter?
Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Soll ein anderer Eigentümer als der Beiratsvorsitzende unterschreiben, ist seine Ermächtigung ausdrücklich zu beschließen.
Was kostet eine WEG-Verwaltung im Schnitt?
Das Honorar hängt unter anderem von Größe und Zustand der Anlage, Region und Leistungsumfang ab. Vergleichen Sie konkrete Angebote einschließlich Umsatzsteuer und möglicher Sonderhonorare, etwa für zusätzliche Versammlungen. Im vereinfachten Rechenbeispiel betragen die Honorare 28 € beziehungsweise 34 € je Einheit und Monat als Endbeträge. Das sind Beispielannahmen, keine Marktmittelwerte.
Weiterlesen
Quellen
- § 26 WEG (Bestellung und Abberufung des Verwalters), dazu § 9b, § 18, § 19, § 23, § 24, § 25, § 28 und § 45 WEG
- § 34c GewO (Erlaubnis und Weiterbildung für Wohnimmobilienverwalter)
- § 1 BetrKV (Abgrenzung von Betriebs- und Verwaltungskosten)
- § 9 EStG (Werbungskosten)
- § 32a EStG (Einkommensteuertarif; die vereinfachte Beispielrechnung verwendet eine angenommene Steuerentlastung von 30 % statt einer individuellen Tarifberechnung)
Schreibt über Kapitalanlage-Immobilien, Neubau und Sanierung und Finanzierung.
Nadeem ist Kaufmann für Versicherungen und Finanzen, rund acht Jahre selbstständig in der Versicherungs- und Finanzbranche und seit 2024 auf Kapitalanlageimmobilien spezialisiert. Er schreibt über Neubau, Sanierung, Finanzierung und die laufenden Kosten vermieteter Immobilien.
Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Die Kosten- und Steuerrechnung beruht auf offengelegten Beispielannahmen. Fragen zu Ihrer persönlichen Situation klären Sie mit einem Rechtsanwalt beziehungsweise Steuerberater.
