Wohnungsübergabeprotokoll: was hinein muss und was Ihre Unterschrift bewirkt

Moe Afonso · 2026-10-13

Ihr Mieter zieht nach sechs Jahren aus. Im Wohnzimmer hat das Laminat tiefe Kratzer und eine aufgequollene Stelle am Fenster. Der Mieter sagt, das sei schon beim Einzug so gewesen. Sie erinnern sich anders. Beweisen können Sie es nur, wenn es damals jemand aufgeschrieben hat.

Das Übergabeprotokoll ist das unscheinbarste Dokument im ganzen Mietverhältnis. Beim Auszug wird es zum wichtigsten. Es entscheidet, ob Sie Schäden ersetzt bekommen und wie viel von der Kaution Sie einbehalten dürfen.

Dieser Ratgeber zeigt, was in das Protokoll gehört, was Ihre Unterschrift rechtlich bewirkt und welche Fristen danach laufen. Mit einer Rechnung, was ein fehlendes Protokoll kostet.

01Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein. Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor, und ein Mieter muss es auch nicht unterschreiben. Trotzdem ist es aus Vermietersicht unverzichtbar.

Der Grund liegt in der Beweislast. Verlangen Sie nach dem Auszug Schadensersatz, müssen Sie beweisen, dass der Schaden während der Mietzeit entstanden ist. Dafür brauchen Sie den Zustand bei Einzug und den Zustand bei Auszug. Fehlt einer der beiden, steht Aussage gegen Aussage.

Für Veränderungen durch normalen Gebrauch muss der Mieter ohnehin nicht aufkommen (§ 538 BGB). Ersetzt bekommen Sie nur echte Schäden. Gerade an dieser Grenze hilft ein genaues Protokoll mit Fotos, weil es zeigt, wie stark die Abnutzung ausfällt.

02Was Ihre Unterschrift bewirkt

Hier liegt die Stelle, an der Vermieter am meisten verlieren. Unterschreiben Sie beim Auszug ein Protokoll, in dem bestimmte Mängel stehen, darf der Mieter davon ausgehen, dass Sie nur diese Mängel geltend machen. So hat es der Bundesgerichtshof schon 1982 entschieden (BGH, Urteil vom 10.11.1982, VIII ZR 252/81).

Rechtlich kann das Protokoll damit als sogenanntes negatives Schuldanerkenntnis wirken (§ 397 Abs. 2 BGB). Gemeint ist eine Erklärung, dass nichts weiter geschuldet wird. Für Schäden, die bei der Begehung erkennbar waren und nicht im Protokoll stehen, haben Sie dann in der Regel keinen Anspruch mehr. Verdeckte Schäden, die erst später auffallen, sind davon nicht erfasst.

Die Wirkung gilt in beide Richtungen. Unterschreibt der Mieter ein Protokoll, in dem er einen Schaden ausdrücklich als von ihm verursacht anerkennt, kann er das später kaum bestreiten.

03Was ins Protokoll gehört

Ein gutes Protokoll ist kein Formular zum Ankreuzen, sondern eine genaue Beschreibung. „Boden in Ordnung“ hilft vor Gericht wenig. „Laminat Wohnzimmer, drei Kratzer etwa 10 cm vor dem Balkonfenster, Foto 4“ hilft viel.

Fotos mit Datum sind der wichtigste Zusatz. Nummerieren Sie sie und verweisen Sie im Text auf die Nummer. Lassen Sie den Mieter eine Kopie des Protokolls mitnehmen.

Bei den Zählerständen gibt es eine Besonderheit. Zieht ein Mieter während des Abrechnungsjahres aus, muss der Gebäudeeigentümer die Heizkostenverteiler oder Wärmezähler zwischenablesen lassen (§ 9b HeizkostenV). Die Kosten dieser Zwischenablesung sind keine Betriebskosten (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Wer sie trägt, richtet sich nach dem Mietvertrag.

04Ablauf bei Einzug und Auszug

Die Übergabe läuft am besten in festen Schritten. Beim Auszug lohnt sich eine Vorabbegehung einige Wochen vorher. So weiß der Mieter rechtzeitig, was Sie erwarten, und kann Kleinigkeiten selbst erledigen.

Kann der Mieter zum Termin nicht kommen, darf er eine Vertrauensperson mit schriftlicher Vollmacht schicken. Erscheint niemand, dokumentieren Sie den Zustand trotzdem, am besten mit einem unbeteiligten Zeugen. Ein solches einseitiges Protokoll hat weniger Gewicht, ist aber besser als keines.

05Abnutzung oder Schaden?

Nicht alles, was beim Auszug anders aussieht als beim Einzug, muss der Mieter bezahlen. Das Gesetz trennt den vertragsgemäßen Gebrauch vom Schaden (§ 538 BGB).

Ob der Mieter beim Auszug renovieren muss, ist eine andere Frage. Sie hängt von einer wirksamen Klausel zu Schönheitsreparaturen ab und ist oft nicht der Fall. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zu Schönheitsreparaturen.

Für echte Schäden gilt seit 2018 eine für Vermieter günstige Regel. Sie können den Geldbetrag sofort verlangen und müssen dem Mieter keine Frist setzen, den Schaden selbst zu beheben (BGH, Urteil vom 28.02.2018, VIII ZR 157/17). Die Pflicht, die Wohnung pfleglich zu behandeln, ist nach dem BGH eine Nebenpflicht (§ 241 Abs. 2 BGB), und bei ihrer Verletzung gilt § 280 BGB ohne Fristsetzung.

06Beispielrechnung: was ein fehlendes Protokoll kostet

Sandra Keller vermietet eine Zweizimmerwohnung für 700 € kalt. Ihr Mieter zieht nach sechs Jahren aus. Im Wohnzimmer ist das Laminat auf 25 m² so beschädigt, dass es ersetzt werden muss. Ein Wohnungsschlüssel fehlt, der Schließzylinder der Wohnungstür muss getauscht werden. Die Namen sind ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel.

Sandra bekommt nicht den Neupreis. Weil das Laminat beim Auszug schon sechs Jahre alt war, zieht sie einen Anteil für die Wertverbesserung ab. Juristen nennen das Abzug neu für alt. Wir nehmen eine Lebensdauer von 15 Jahren an, also verbraucht der Mieter 6/15 oder 40 %.

Mit Einzugsprotokoll bekommt Sandra 1.050 € aus der Kaution. Ohne Protokoll bleibt sie auf dem Boden sitzen. Den Zylinder bekommt sie in beiden Fällen ersetzt, weil der fehlende Schlüssel unstreitig ist. Der Unterschied von 900 € ist der Wert eines einzigen Blatts Papier beim Einzug vor sechs Jahren.

Die Rechnung zeigt auch die Grenze. Selbst mit Protokoll trägt Sandra 600 € des neuen Bodens selbst, weil sie einen sechs Jahre alten Boden durch einen neuen ersetzt. Das ist kein Fehler im Verfahren, sondern gewollt: Sie soll durch den Schaden nicht besser dastehen als vorher.

07Nach der Übergabe: Fristen und Kaution

Mit der Rückgabe der Schlüssel beginnt eine kurze Frist. Ansprüche wegen Veränderung oder Verschlechterung der Wohnung verjähren in sechs Monaten (§ 548 Abs. 1 BGB). Die Frist beginnt, wenn Sie die Wohnung zurückerhalten, nicht erst mit dem Ende des Jahres.

Die letzte Zeile ist wichtig. Der Bundesgerichtshof hat 2024 entschieden, dass Sie Schadensersatz mit der Barkaution verrechnen dürfen, auch wenn der Anspruch nach sechs Monaten schon verjährt ist (BGH, Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23). Verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Reicht die Kaution nicht oder wurde sie als Bürgschaft gestellt, müssen Sie innerhalb der sechs Monate handeln, notfalls mit einer Klage.

Wie Sie die Kaution abrechnen und zurückzahlen, beschreibt der Ratgeber Mietkaution anlegen mit einem Beispiel.

08Risiken und typische Fehler

Die häufigsten Fehler passieren nicht beim Auszug, sondern Jahre vorher beim Einzug.

1. Kein Protokoll beim Einzug. Dann fehlt der Vergleich, und Schäden lassen sich kaum zuordnen.
2. Pauschale Einträge. „Wohnung renoviert übergeben“ beweist nichts über einzelne Räume.
3. Keine Fotos. Beschreibungen ohne Bild werden vor Gericht oft unterschiedlich ausgelegt.
4. Vorschnell „ohne Mängel“ unterschreiben. Erkennbare Schäden, die fehlen, sind danach meist verloren.
5. Sechs-Monats-Frist verpassen. Bei einer Bürgschaft oder zu kleiner Kaution bleibt dann nichts.
6. Abnutzung als Schaden abrechnen. Das führt zu Streit und oft zu Kosten für Sie.
7. Zählerstände ohne Zählernummer. Bei mehreren Zählern im Keller ist die Zuordnung dann offen.

Es bleibt ein Risiko, das kein Protokoll beseitigt. Ist der Mieter zahlungsunfähig und übersteigt der Schaden die Kaution, nützt Ihnen ein Anspruch wenig. Eine sorgfältige Mieterauswahl und eine passende Versicherung sind deshalb die andere Hälfte der Absicherung.