Übergabeprotokoll beim Haus- und Wohnungskauf: was hineingehört
Bei der Übergabe werden Schlüssel, Zählerstände und Unterlagen dokumentiert. Für Miete, Hausgeld und Risiken zählt der Kaufvertrag; Eigentum geht erst mit der Grundbuchumschreibung über.
Rula MamaInvestmentberater bei InvestImmo.de
Der Kaufpreis ist überwiesen, der Zahlungseingang ist bestätigt, und der Verkäufer schreibt: „Wann passt Ihnen die Schlüsselübergabe?“ Im Grundbuch stehen Sie möglicherweise noch nicht. Die Umschreibung kann noch Wochen oder Monate dauern. Ob Ihnen bereits Mieteinnahmen zustehen und Sie Hausgeld und Risiken wirtschaftlich tragen, richtet sich nach dem im Kaufvertrag vereinbarten Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten. Eigentümer sind Sie dadurch noch nicht.
Die Übergabe dokumentiert diesen Verantwortungswechsel. Was hier nicht aufgeschrieben wird, lässt sich später möglicherweise schwer klären. Wer hat den Kratzer im Parkett gemacht, welcher Zählerstand galt, wer bekommt die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung? Ein sorgfältiges Protokoll hält den Zustand fest und dokumentiert die vereinbarte Abrechnung zwischen Käufer und Verkäufer.
01Besitz, Gefahr und Eigentum: drei verschiedene Zeitpunkte
Beim Immobilienkauf sind drei Stichtage zu unterscheiden. Sie können auseinanderfallen. Wer sie verwechselt, kann Zahlungen oder Zuständigkeiten falsch zuordnen.
| Stichtag | Wann | Was wechselt |
|---|---|---|
| Beurkundung | Notartermin | Der Kaufvertrag begründet die vertraglichen Rechte und Pflichten; Eigentum und Besitz gehen dadurch allein noch nicht über |
| Besitzübergang | nach der Regelung im Kaufvertrag, etwa nach vollständiger Kaufpreiszahlung | Besitz sowie Gefahr, Nutzen und Lasten nach der vertraglichen Regelung; bei Vermietung bleibt der Mieter im unmittelbaren Besitz |
| Eigentumsumschreibung | nach Erfüllung der Eintragungsvoraussetzungen, gegebenenfalls Wochen bis Monate später | Sie werden Eigentümer und bei einer vermieteten Wohnung grundsätzlich rechtlich Vermieter; beim Wohnungskauf werden Sie grundsätzlich Mitglied der Eigentümergemeinschaft |
§ 446 BGB knüpft den Übergang von Gefahr, Nutzen und Lasten grundsätzlich an die Übergabe. Ein zufälliger Brandschaden nach dem maßgeblichen Gefahrübergang kann deshalb wirtschaftlich Sie treffen. Versicherungsdeckung, Verantwortlichkeit für den Schaden und vertragliche Regelungen sind gesondert zu betrachten. Klären Sie den Versicherungsschutz rechtzeitig mit dem Versicherer und bei einer Eigentumswohnung mit der Verwaltung. Die Gebäudeversicherung wird bei Eigentumswohnungen grundsätzlich gemeinschaftlich organisiert; ob daneben eigener Haftpflichtschutz erforderlich ist, hängt vom vorhandenen Versicherungsschutz ab.
Der Kaufvertrag legt fest, wann genau übergeben wird. Denkbare Regelungen sind „am Tag des Eingangs des vollständigen Kaufpreises“ oder „zum Monatsersten nach Kaufpreiszahlung“. Lesen Sie die Klausel vor dem Termin, denn sie bestimmt die zeitliche Zuordnung der Beträge im Übergabeprotokoll.
02Was ins Übergabeprotokoll gehört
Ein bestimmtes Formular ist nicht erforderlich. Eine ausreichend ausführliche schriftliche Dokumentation mit den folgenden acht Punkten ist eine gute Grundlage. Beide Seiten sollten unterschreiben; Fotos ergänzen die Angaben. Stimmen Sie rechtlich wesentliche Änderungen des Kaufvertrags mit dem Notariat ab, statt sie lediglich im Übergabeprotokoll festzuhalten.
- 01Beteiligte, Objekt, Datum und Uhrzeit
Namen von Käufer und Verkäufer, Adresse, Wohnungsnummer laut Grundbuch, Datum und Uhrzeit der Übergabe sowie Datum des Besitzübergangs laut Vertrag.
- 02Zählerstände
Strom, Wasser (kalt und warm), Gas oder Wärmemengenzähler, Heizkostenverteiler. Mit Zählernummer und Foto; nicht zugängliche oder nicht abgelesene Geräte ausdrücklich vermerken.
- 03Schlüssel
Anzahl und Art: Wohnung, Haustür, Briefkasten, Keller, Tiefgarage, Sender. Bei Schließanlagen die Sicherungskarte. Bei Vermietung die beim Mieter verbleibenden Schlüssel gesondert erfassen, soweit bekannt; Wohnungsschlüssel dürfen nicht ohne Zustimmung des Mieters zurückbehalten werden.
- 04Zustand und Mängel
Was bei der Besichtigung bekannt war, was neu ist. Raum für Raum, mit Fotos; nicht besichtigte Bereiche kennzeichnen.
- 05Mitverkauftes Inventar
Einbauküche, Markisen, Möbel, falls im Kaufvertrag genannt. Funktion kurz prüfen.
- 06Unterlagen
Energieausweis, Bedienungsanleitungen, Rechnungen mit laufender Gewährleistung, Wartungsnachweise (Heizung, Rauchwarnmelder).
- 07Bei Vermietung
Mietvertrag mit Nachträgen, Mieterhöhungen, Kautionsnachweis, Mietkonto, letzte Betriebskostenabrechnung.
- 08Unterschriften
Beide Seiten unterschreiben, jede erhält ein Exemplar. Fotos mit Datum gehören als Anlage dazu.
03Vermietete Wohnung: Mieter, Kaution und Abrechnungen
Bei einer vermieteten Wohnung ist die Übergabe weniger ein Termin in der Wohnung als ein Wechsel von Konten und Zuständigkeiten. Die Wohnung steht im unmittelbaren Besitz des Mieters, nicht in seinem Eigentum. Eine Begehung ist mit ihm abzustimmen. Ein berechtigter Zutrittsanspruch erlaubt keine eigenmächtige Besichtigung.
Mietvertrag. Mit der Umschreibung im Grundbuch treten Sie bei einem bestehenden Wohnraummietverhältnis grundsätzlich kraft Gesetzes in den Mietvertrag ein (§ 566 BGB). Bis dahin bleibt rechtlich der Verkäufer Vermieter. Der Kaufvertrag kann regeln, dass Ihnen die Miete im Innenverhältnis schon ab dem Besitzübergang zusteht. Für Zahlungen an Sie vor der Eigentumsumschreibung sollte eine wirksame Zahlungsanweisung des Verkäufers oder eine entsprechende Abtretung vorliegen. Ein gemeinsames Schreiben von Verkäufer und Käufer an den Mieter mit Stichtag und neuer Kontoverbindung dokumentiert die Zahlungsumstellung.
Kaution. Mit dem Eigentumswechsel treten Sie auch in die Rechte und Pflichten aus der Mietsicherheit ein (§ 566a BGB), unabhängig davon, ob der Verkäufer sie tatsächlich an Sie weitergegeben hat. Kann der Mieter die Sicherheit bei Beendigung des Mietverhältnisses vom Käufer nicht erlangen, bleibt der Verkäufer zur Rückgewähr verpflichtet. Lassen Sie sich eine Barkaution samt Zinsen nachvollziehbar übertragen und den Nachweis zeigen, dass sie getrennt vom Vermögen des Verkäufers angelegt war. Bei anderen Sicherungsformen, etwa einer Bürgschaft, ist deren Übernahme gesondert zu klären.
Betriebskostenabrechnung. Grundsätzlich rechnet der Verkäufer die Abrechnungszeiträume ab, die beim Eigentumswechsel schon beendet waren. Den beim Eigentumswechsel laufenden Abrechnungszeitraum rechnet grundsätzlich der Käufer vollständig ab, nicht nur seinen zeitanteiligen Abschnitt. Maßgeblich ist der Eigentumswechsel im Grundbuch, nicht die Schlüsselübergabe. Regeln Sie bereits im Kaufvertrag, wie Vorauszahlungen, Kosten, Nachzahlungen und Guthaben zwischen Ihnen und dem Verkäufer zugeordnet werden. Das Übergabeprotokoll sollte die Umsetzung dokumentieren; rechtlich wesentliche Ergänzungen sind mit dem Notariat zu klären.
Hausgeld. Beim regulären Weiterverkauf einer Eigentumswohnung schulden Sie der Eigentümergemeinschaft grundsätzlich die während Ihrer Eigentümerstellung fällig werdenden Hausgeldzahlungen. Maßgeblich ist dafür grundsätzlich die Eintragung im Grundbuch, nicht allein der wirtschaftliche Besitzübergang. Zwischen Ihnen und dem Verkäufer gilt die Kostenverteilung aus dem Kaufvertrag. Teilen Sie der Verwaltung Besitzübergang und später Eigentumsumschreibung mit und stimmen Sie die Zahlungsabwicklung ab. Vor der Umschreibung haben Sie nicht allein wegen des Besitzübergangs eigene Mitgliedschaftsrechte; eine Teilnahme oder Vertretung in Versammlungen ist gegebenenfalls über eine zulässige Vollmacht zu klären. Für Sonderfälle, etwa beim Ersterwerb vom aufteilenden Eigentümer, gelten besondere Regeln. Lassen Sie solche Fälle von einem Rechtsanwalt beurteilen.
04Der Übergabemonat in Zahlen
Beispielrechnung, vereinfacht. Anna kauft eine vermietete Zweizimmerwohnung für 230.000 €. Der Kaufpreis geht am 15. März ein, der Kaufvertrag sieht eine tagesgenaue Aufteilung ab diesem Tag vor. Der Mieter zahlt 780 € Kaltmiete und 220 € Nebenkostenvorauszahlung, das Hausgeld beträgt 330 € im Monat. Anna ist eine fiktive Käuferin; die Zahlen veranschaulichen die Aufteilung und sind keine Prognose.
Der Mieter hat die Märzmiete Anfang des Monats noch an den Verkäufer überwiesen. Der Verkäufer hat das Märzhausgeld voll an die Gemeinschaft gezahlt. Ab einschließlich 15. März stehen Anna 17 von 31 Tagen zu. Für das Beispiel wird ausdrücklich angenommen, dass auch die Nebenkostenvorauszahlung und das gesamte Hausgeld im Innenverhältnis nach Kalendertagen aufgeteilt werden. Das ersetzt weder die spätere Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter noch die Abrechnung der Gemeinschaft.
| Verkäufer (14 Tage) | Käuferin (17 Tage) | |
|---|---|---|
| Kaltmiete 780 € | 352,26 € | 427,74 € |
| Nebenkostenvorauszahlung 220 € | 99,35 € | 120,65 € |
| Hausgeld 330 € | −149,03 € | −180,97 € |
| Ausgleich Verkäufer an Käuferin | 367,42 € |
Diese 367,42 € gehören ins Übergabeprotokoll, mit Zahlungsziel. Ohne Vermerk können solche Beträge in der Hektik des Kaufs untergehen.
Ab April werden Miete und Hausgeld im Beispiel vollständig Anna wirtschaftlich zugeordnet. Ob sie bereits rechtlich Vermieterin und Mitglied der Gemeinschaft ist, hängt weiterhin von der Eigentumsumschreibung ab. Für die Planung zählt zunächst, was jeden Monat auf dem Konto passiert, vor jeder Steuer.
| Betrag | |
|---|---|
| Kaltmiete | 780,00 € |
| Nicht umlagefähiger Hausgeldanteil einschließlich Erhaltungsrücklage | −130,00 € |
| Zinsen 3,8 % p. a. auf 230.000 € | −728,33 € |
| Anfängliche Tilgung 1,5 % p. a. auf 230.000 € | −287,50 € |
| Finanzierungssaldo ohne vorläufigen Betriebskostensaldo | −365,83 € |
| Nebenkostenvorauszahlung 220 € minus umlagefähiger Hausgeldanteil 200 € | +20,00 € |
| Monatlicher Kontosaldo vor Steuern, einschließlich Betriebskostenvorauszahlung | −345,83 € |
Anna muss im vereinfachten vollen Monat also rund 346 € auf dem Konto ausgleichen. Ohne den vorläufigen Betriebskostensaldo beträgt die Finanzierungslücke rund 366 €. Die anfängliche Tilgung von 287,50 € reduziert die Darlehensschuld; sie ist keine Garantie für einen entsprechenden Zuwachs des Nettovermögens, da sich auch der Immobilienwert ändern kann.
Eine mögliche Steuerentlastung hängt unter anderem von Abschreibung, abzugsfähigen Aufwendungen und Annas persönlicher steuerlicher Situation ab; eine Erstattung ist nicht garantiert. Beiträge zur Erhaltungsrücklage sind nicht bereits bei Einzahlung steuerlich abziehbar. Erst tatsächliche, steuerlich berücksichtigungsfähige Ausgaben aus der Rücklage können relevant werden. Weder das volle Hausgeld noch die Tilgung sind pauschal als Werbungskosten abziehbar. Lassen Sie die steuerliche Behandlung Ihrer Finanzierung und laufenden Aufwendungen von Ihrem Steuerberater klären.
Wichtig für die Übergabe ist: Die Rechnung setzt voraus, dass die Miete ab April tatsächlich auf Annas Konto ankommt und die Zahlungsabwicklung für das Hausgeld geregelt ist. Deshalb ist das Schreiben an den Mieter so wichtig.
Tragen Sie Miete, Hausgeld und Finanzierung ein, um den Cashflow zu modellieren. Eine gegebenenfalls angezeigte Steuerwirkung hängt von den Eingaben und Annahmen ab. Die individuelle steuerliche Einordnung übernimmt Ihr Steuerberater.
05Risiken rund um die Übergabe
Versteckte Mängel. Bei gebrauchten Wohnungen kann der Kaufvertrag die Haftung für Sachmängel weitgehend ausschließen. Was bei der Übergabe auffällt, aber nicht bei der Besichtigung, sollten Sie trotzdem dokumentieren. Soweit der Verkäufer einen Mangel arglistig verschwiegen hat, kann er sich nicht auf einen Haftungsausschluss berufen (§ 444 BGB). Das Protokoll kann den Zustand belegen, beweist aber für sich genommen keine Arglist. Lassen Sie mögliche Ansprüche von einem Rechtsanwalt beurteilen.
Offene Abrechnungen. Den beim Eigentumswechsel laufenden Betriebskostenabrechnungszeitraum rechnet grundsätzlich der Käufer vollständig ab, auch für die Monate vor dem Eigentumswechsel. Fehlen Ihnen Belege oder Vorauszahlungsdaten aus dieser Zeit, wird die Abrechnung schwierig. Lassen Sie sich die Vorauszahlungen des Mieters seit Beginn des Abrechnungszeitraums bestätigen; dieser muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen.
Mietrückstände. Ansprüche auf bereits vor dem Vermieterwechsel fällig gewordene Mieten verbleiben grundsätzlich beim Verkäufer, sofern sie nicht wirksam abgetreten werden. Die wirtschaftliche Zuordnung ab Besitzübergang ist zusätzlich dem Kaufvertrag zu entnehmen. Frühere Zahlungsunregelmäßigkeiten können ein Risiko anzeigen, erlauben aber keine sichere Prognose über künftige Zahlungen. Fragen Sie vor dem Kauf nach dem Mietkonto.
Leerstand und Instandhaltung. Zieht der Mieter kurz nach dem Kauf aus und endet das Mietverhältnis, fehlen im Beispiel 780 € Kaltmiete und 220 € Nebenkostenvorauszahlung monatlich, während Zinsen, Tilgung und Hausgeld zunächst weiterlaufen. Verbrauchsabhängige Kosten können sich ändern. Eine kurz nach der Übergabe erforderliche Heizungsreparatur kann zusätzliche Kosten auslösen; wer sie trägt, hängt unter anderem von der Zuordnung zum Sonder- oder Gemeinschaftseigentum sowie von Gewährleistungs- und Versicherungsansprüchen ab. Planen Sie für Leerstand und Instandhaltung Liquiditätsreserven ein.
- Leere Wohnung, Zustand wie bei der Besichtigung.
- Vermietete Wohnung mit vollständigen Unterlagen und sauberem Mietkonto.
- Kaufvertrag regelt Stichtag, Abrechnung und Kaution klar.
- Der Mieter zahlt unregelmäßig oder es läuft ein Streit über Mängel.
- Beschlossene Sonderumlagen sind im Kaufvertrag nicht geregelt.
- Die Kaution ist nicht nachweisbar oder nicht getrennt angelegt.
FAQHäufige Fragen
Wann ist die Übergabe beim Wohnungskauf?
Den Zeitpunkt legt der Kaufvertrag fest, etwa bei Eingang des vollständigen Kaufpreises oder zum folgenden Monatsersten. Die Eigentumsumschreibung im Grundbuch ist davon zu unterscheiden und kann erst Wochen oder Monate später erfolgen.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll beim Hauskauf?
Beteiligte, Objekt, Datum und Uhrzeit, Zählerstände mit Zählernummer, Anzahl und Art der Schlüssel, Zustand und Mängel mit Fotos, mitverkauftes Inventar, übergebene Unterlagen und die Unterschriften beider Seiten. Bei Vermietung zusätzlich Mietvertrag, Kaution und Mietkonto. Nicht besichtigte Bereiche oder fehlende Ablesungen sollten ausdrücklich vermerkt werden.
Ab wann bekomme ich als Käufer die Miete?
Im Verhältnis zum Verkäufer ab dem vertraglich vereinbarten Stichtag. Rechtlich werden Sie bei einem bestehenden Wohnraummietverhältnis grundsätzlich mit der Umschreibung im Grundbuch Vermieter (§ 566 BGB). Für Zahlungen an Sie vor diesem Zeitpunkt sollte eine wirksame Zahlungsanweisung des Verkäufers oder eine entsprechende Abtretung vorliegen. Informieren Sie den Mieter gemeinsam über Stichtag und Kontoverbindung.
Wer macht die Nebenkostenabrechnung nach dem Verkauf?
Grundsätzlich rechnet der Verkäufer die beim Eigentumswechsel bereits beendeten Abrechnungszeiträume ab. Den dann laufenden Zeitraum rechnet der Käufer vollständig ab. Maßgeblich ist die Eigentumsumschreibung, nicht allein die Übergabe. Die interne Kostenverteilung regelt der Kaufvertrag. Bei Streit über Zuständigkeiten oder Ausgleichsansprüche hilft Ihnen ein Rechtsanwalt.
Was passiert mit der Mietkaution beim Verkauf?
Mit dem Eigentumswechsel tritt der Käufer in die Rechte und Pflichten aus der Kaution ein (§ 566a BGB), auch wenn der Verkäufer sie nicht weitergegeben hat. Kann der Mieter die Sicherheit bei Mietende vom Käufer nicht erlangen, bleibt der Verkäufer zur Rückgewähr verpflichtet. Eine Barkaution sollte samt Zinsen nachweisbar übertragen werden; andere Sicherungsformen sind gesondert zu klären.
Ab wann zahle ich das Hausgeld?
Beim regulären Weiterverkauf schulden Sie der Eigentümergemeinschaft grundsätzlich die während Ihrer Eigentümerstellung fällig werdenden Hausgeldzahlungen, also grundsätzlich ab Eintragung im Grundbuch. Im Verhältnis zum Verkäufer gilt die Kostenverteilung im Kaufvertrag. Informieren Sie die Verwaltung über Besitzübergang und Eigentumsumschreibung. Für Sonderfälle wie den Ersterwerb vom aufteilenden Eigentümer gelten besondere Regeln; lassen Sie solche Fälle von einem Rechtsanwalt beurteilen.
Brauche ich bei einer vermieteten Wohnung überhaupt eine Begehung?
Eine Begehung ist nicht zwingend und muss mit dem Mieter abgestimmt werden; eigenmächtiger Zutritt ist unzulässig. Vollständige Unterlagen, nachvollziehbare Zählerstände, die Dokumentation der Schlüssel und die Mieterinformation bleiben wichtig. Werte aus früheren Abrechnungen dürfen nicht als aktuelle Übergabestände ausgegeben werden. Ohne Begehung lässt sich der aktuelle Zustand nur eingeschränkt dokumentieren.
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Quellen
- § 446 BGB (Gefahr- und Lastenübergang)
- § 566 BGB und § 566a BGB (Eintritt in Mietvertrag und Mietsicherheit)
- § 551 BGB (Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten)
- § 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten und deren Abrechnung)
- § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht)
- § 444 BGB (Grenzen des Haftungsausschlusses)
- Beispielrechnungen: eigene Berechnungen mit den jeweils genannten Annahmen.
Schreibt über Bestandsimmobilien, Kalkulation und Objektprüfung.
Rula ist seit 2021 in der Finanzdienstleistung tätig. Sein Schwerpunkt sind Bestandsimmobilien als Kapitalanlage, nachvollziehbare Kalkulationen und eine ehrliche Einschätzung von Substanz und laufenden Kosten.
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