Wohnung vermieten: in neun Schritten zum passenden Mieter

Kevin Celentano · 2026-10-13

Der Kaufvertrag ist beurkundet, die Schlüssel liegen bei Ihnen. Oder Ihr langjähriger Mieter hat gekündigt, und in drei Monaten steht die Wohnung leer. In beiden Fällen stellt sich dieselbe Frage. Was ist jetzt in welcher Reihenfolge zu tun?

Viele Eigentümer beginnen mit dem Inserat. Das ist verständlich, aber der dritte Schritt. Vorher entscheiden Sie über die Miethöhe, und die hat Grenzen im Mietrecht und im Steuerrecht. Danach kommen Mieterauswahl, Vertrag, Übergabe und eine Meldepflicht, die viele Vermieter nicht kennen.

Dieser Ratgeber geht den Weg einmal vollständig durch. Für jeden Schritt finden Sie die Frist, die Rechtsgrundlage und den Link zum ausführlichen Ratgeber. Am Ende rechnen wir vor, was zwei Monate Leerstand nach Steuern kosten.

01Die neun Schritte im Überblick

Bevor wir in die Einzelheiten gehen, hier der ganze Ablauf auf einer Seite. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte für eine normale Neuvermietung in einer Stadt mit ausreichender Nachfrage.

Die Schritte 2 und 6 entscheiden über das meiste Geld. Bei Schritt 8 drohen die meisten Bußgelder, weil die Pflicht kaum bekannt ist.

02Bevor Sie inserieren: Miete festlegen

Die Miete legen Sie bei einer Neuvermietung frei fest, mit zwei Grenzen. Die erste kommt aus dem Mietrecht, die zweite aus dem Steuerrecht.

Die mietrechtliche Grenze. Maßstab ist die ortsübliche Vergleichsmiete, also das, was für vergleichbare Wohnungen in den letzten sechs Jahren vereinbart wurde. Sie finden sie im Mietspiegel Ihrer Gemeinde, falls es einen gibt. Liegt die Wohnung in einem Gebiet mit Mietpreisbremse, darf die neue Miete höchstens 10 % über der Vergleichsmiete liegen (§ 556d BGB). Die Länder dürfen solche Gebiete seit der Reform von 2025 bis Ende 2029 festlegen.

Es gibt Ausnahmen. Wohnungen, die nach dem 01.10.2014 erstmals genutzt und vermietet wurden, fallen nicht unter die Bremse (§ 556f BGB), ebenso die erste Vermietung nach einer umfassenden Modernisierung. War die Miete des Vormieters höher, dürfen Sie diese wieder verlangen (§ 556e BGB). Wer sich auf eine Ausnahme beruft, muss den Mieter vor Vertragsschluss unaufgefordert darüber informieren (§ 556g Abs. 1a BGB). Wie Sie die Vergleichsmiete belegen, zeigt der Ratgeber zur ortsüblichen Vergleichsmiete.

Die steuerliche Grenze. Sie gilt vor allem, wenn Sie an Angehörige oder Bekannte vermieten. Liegt die Miete unter 50 % der ortsüblichen Marktmiete, teilt das Finanzamt die Vermietung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil auf. Ihre Werbungskosten werden dann nur anteilig anerkannt. Ab 66 % gilt die Vermietung als voll entgeltlich (§ 21 Abs. 2 EStG). Dazwischen prüft das Finanzamt, ob Sie auf Dauer einen Überschuss erzielen wollen.

Zur Kaltmiete kommt die Vorauszahlung auf die Betriebskosten. Sie soll angemessen sein, also ungefähr den erwarteten Kosten entsprechen. Welche Kosten Sie umlegen dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung; die Übersicht steht im Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten.

03Energieausweis, Inserat und Besichtigung

Für jede Neuvermietung brauchen Sie einen gültigen Energieausweis. Er gilt zehn Jahre. Steht die Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft, liegt er meist bei der WEG-Verwaltung.

Seit dem 29.07.2026 stehen die Regeln im Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), das bisherige Gebäudeenergiegesetz wurde umbenannt. Inhaltlich gilt dasselbe. Das Inserat muss die Kennwerte des Ausweises nennen (§ 87 GModG), bei der Besichtigung legen Sie ihn unaufgefordert vor, nach Vertragsschluss übergeben Sie eine Kopie (§ 80 GModG). Verstöße können bis zu 10.000 € kosten (§ 108 GModG). Einzelheiten und Kosten des Ausweises erklärt der Ratgeber zum Energieausweis für Vermieter.

Beauftragen Sie einen Makler, zahlen Sie ihn selbst. Seit 2015 darf ein Makler vom Mieter kein Geld verlangen, wenn der Vermieter ihn beauftragt hat (§ 2 Abs. 1a Wohnungsvermittlungsgesetz). Die Kosten sind für Sie Werbungskosten.

04Mieter auswählen: der wirksamste Schutz vor Ausfall

Die Auswahl des Mieters ist der Schritt, auf den Sie später am wenigsten Einfluss haben. Ist der Vertrag unterschrieben, kommen Sie aus einem unbefristeten Mietverhältnis nur mit gesetzlichem Grund heraus.

Was Sie fragen dürfen, hängt vom Zeitpunkt ab. Bei der Besichtigung genügen Name und Kontaktdaten. Erst wenn sich jemand ernsthaft bewirbt, sind Fragen zu Einkommen und Beruf zulässig, und Gehaltsnachweise oder eine Bonitätsauskunft erst kurz vor Vertragsschluss. Fragen nach Herkunft, Religion oder Familienplanung sind tabu. Eine Tabelle mit allen erlaubten Fragen und den Löschfristen finden Sie im Ratgeber zur Mieterauswahl und Schufa-Auskunft.

Als grobe Orientierung gilt die Warmmiete bei höchstens etwa einem Drittel des Nettoeinkommens des Haushalts. Das ist keine gesetzliche Regel, aber ein verbreiteter Maßstab, an dem sich viele Vermieter und Verwalter orientieren.

05Mietvertrag, Kaution und Übergabe

Drei Dokumente entscheiden, ob Sie bei Streit gut dastehen: der Mietvertrag, die Kautionsvereinbarung und das Übergabeprotokoll.

Beim Vertrag lohnt sich Sorgfalt mehr als Kreativität. Selbst formulierte Sonderklauseln sind die häufigste Ursache für Streit, weil das Gesetz Formularverträge streng prüft. Ein unwirksames Tierhaltungsverbot oder eine starre Renovierungsklausel fällt im Ernstfall ersatzlos weg. Eine geprüfte Vorlage finden Sie unter Mietvertrag-Vorlage.

Die Kaution darf der Mieter in drei Monatsraten zahlen, die erste zu Beginn des Mietverhältnisses. Eine höhere Sicherheit, auch in Form zusätzlicher Bürgschaften, ist unwirksam, soweit sie drei Nettokaltmieten übersteigt.

06Nach dem Einzug: Meldepflicht, Nebenkosten, Steuer

Mit der Schlüsselübergabe beginnen drei Pflichten, die regelmäßig wiederkehren oder an eine Frist gebunden sind.

Die Wohnungsgeberbestätigung. Ihr Mieter muss sich binnen zwei Wochen nach dem Einzug beim Einwohnermeldeamt anmelden (§ 17 BMG). Dafür braucht er Ihre schriftliche Bestätigung des Einzugs, in derselben Frist (§ 19 BMG). Sie enthält Ihren Namen und Ihre Anschrift, das Einzugsdatum, die Anschrift der Wohnung und die Namen der einziehenden Personen. Wer die Bestätigung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, riskiert ein Bußgeld bis 1.000 € (§ 54 BMG). Wer einen Einzug bestätigt, der gar nicht stattfindet, riskiert bis 50.000 €.

Die Betriebskostenabrechnung. Einmal im Jahr rechnen Sie die Vorauszahlungen ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst verlieren Sie Nachforderungen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wie Sie vorgehen, zeigt der Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung.

Die Steuer. Mieteinnahmen und Kosten tragen Sie in die Anlage V Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Abziehen dürfen Sie unter anderem Schuldzinsen, die Abschreibung des Gebäudes, nicht umlagefähige Hausgeldanteile, Reparaturen und Maklerkosten für die Vermietung. Was am Ende zu versteuern ist, rechnet der Ratgeber Mieteinnahmen versteuern durch.

Was bleibt von Ihrer Miete nach Steuern? Rechnen Sie Ihre eigene Wohnung mit Ihrem Einkommen durch.

07Beispielrechnung: was zwei Monate Leerstand kosten

Wie viel Zeit darf die Suche nach dem richtigen Mieter kosten? Die Frage lässt sich beantworten, wenn man das erste Vermietungsjahr einmal durchrechnet.

Julia Berger ist ledig und hat ein zu versteuerndes Einkommen von 60.000 € im Jahr. Sie hat eine 60 m² große Bestandswohnung gekauft und will sie für 11 € pro m² kalt vermieten, also für 660 € im Monat. Die Namen sind ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Prognose.

Wir vergleichen zwei Fälle. In Fall A zieht der Mieter direkt zum Monatsersten ein. In Fall B steht die Wohnung zwei Monate leer. In dieser Zeit trägt Julia auch die Betriebskosten selbst, angenommen mit 200 € im Monat.

Die zwei leeren Monate kosten Julia vor Steuern 1.720 €. Nach Steuern sind es 1.091 €, weil der höhere Verlust ihre Einkommensteuer um weitere 629 € senkt. Ein Monat Leerstand kostet sie also rund 545 € netto, fast eine Kaltmiete.

Die Rechnung zeigt auch etwas anderes, und das sollten Sie vor dem Kauf wissen. Bei dieser Finanzierung trägt sich die Wohnung im ersten Jahr nicht selbst. Julia zahlt auch im besten Fall rund 230 € im Monat zu, nach Steuern. Ein Teil davon ist Tilgung, also Vermögensaufbau. Trotzdem muss die Zuzahlung dauerhaft in ihr Budget passen.

Heißt das, Sie sollten den erstbesten Bewerber nehmen? Nein. Ein Mieter, der nicht zahlt, kostet ein Vielfaches. Im Ratgeber zur Räumungsklage rechnen wir zehn Monate Mietausfall plus Verfahrenskosten vor. Gegen einen Monat Leerstand von rund 545 € netto ist eine gründliche Auswahl fast immer das bessere Geschäft. Gute Vorbereitung verkürzt die Suche: Wer Energieausweis, Unterlagen und Vertrag vor dem Inserat bereitliegen hat, verliert keine Wochen.

08Selbst vermieten oder eine Verwaltung beauftragen

Sie können alle neun Schritte selbst erledigen. Viele Eigentümer tun das bei ein oder zwei Wohnungen in der Nähe. Schwieriger wird es, wenn die Wohnung weit entfernt liegt.

In einer Eigentümergemeinschaft gibt es zwei Verwaltungen. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum und wird über das Hausgeld bezahlt. Die Mietverwaltung, auch Sondereigentumsverwaltung genannt, kümmert sich um Ihr Mietverhältnis: Mieteingang, Mahnungen, Nebenkostenabrechnung, Mieterwechsel. Sie beauftragen sie gesondert, und ihre Kosten dürfen Sie nicht auf den Mieter umlegen. Steuerlich sind sie Werbungskosten. Was eine Verwaltung leistet und kostet, steht im Ratgeber Hausverwaltung für Kapitalanleger.

09Risiken und typische Fehler

Die meisten teuren Fehler passieren nicht bei der Auswahl des Mieters, sondern bei Formalien. Diese sieben sehen wir am häufigsten.

1. Miete über der Mietpreisbremse. Rügt der Mieter den Verstoß innerhalb von 30 Monaten nach Mietbeginn, kann er die zu viel gezahlte Miete rückwirkend ab Beginn zurückverlangen (§ 556g Abs. 2 BGB). Ohne die vorgeschriebene Auskunft können Sie sich auf eine Ausnahme nicht berufen (§ 556g Abs. 1a BGB).
2. Zu niedrige Miete an Angehörige. Unter 66 % der Marktmiete drohen gekürzte Werbungskosten.
3. Kein Energieausweis bei der Besichtigung. Bußgeld bis 10.000 €.
4. Selbst gebastelte Vertragsklauseln. Unwirksame Formularklauseln fallen weg, die gesetzliche Regel gilt.
5. Kaution auf dem eigenen Konto. Sie muss getrennt angelegt werden, sonst haftet der Vermieter bei Verlust.
6. Kein Übergabeprotokoll beim Einzug. Beim Auszug fehlt dann der Beweis, welcher Schaden neu ist.
7. Wohnungsgeberbestätigung vergessen. Bußgeld bis 1.000 €.

Bleibt ein wirtschaftliches Risiko, das kein Vertrag ausschließt. Mieter können zahlungsunfähig werden, Wohnungen stehen zwischen zwei Mietern leer, und Reparaturen fallen an, die Sie nicht umlegen können. Planen Sie dafür eine Rücklage ein, die mindestens einige Monatsmieten abdeckt. Welche Versicherungen einen Teil abfangen, zeigt der Ratgeber zu Versicherungen für Vermieter.