Sie rechnen eine Wohnung durch und kommen zur Zeile Instandhaltung. Im Exposé steht nichts, der Makler sagt „ein Euro pro Quadratmeter“. Für eine Wohnung aus den Neunzigern klingt das wenig, aber Sie haben keine bessere Zahl.

Instandhaltung ist der Kostenblock, der in den meisten Rechnungen am ungenauesten ist. Er kommt nicht jeden Monat, sondern in Sprüngen: zehn Jahre fast nichts, dann ein neues Bad und eine Sonderumlage für das Dach. Wer ihn zu niedrig ansetzt, rechnet sich die Wohnung schön.

01Was Instandhaltung umfasst

Instandhaltung heißt, einen Bauteil funktionsfähig zu halten: Heizung warten, Dachrinne reinigen, Fenster abdichten. Instandsetzung heißt, etwas zu reparieren oder zu ersetzen, das kaputt oder verschlissen ist. Im Alltag fasst man beides unter Instandhaltung zusammen. Das Wohnungseigentumsgesetz spricht von Erhaltung.

Davon zu trennen ist die Modernisierung. Wer statt der alten Fenster dreifach verglaste einbaut oder einen Aufzug nachrüstet, verbessert das Haus. Das kostet mehr als die reine Erhaltung und folgt anderen Regeln, etwa bei der Mieterhöhung. Mehr dazu im Ratgeber Modernisierungsumlage.

02Gemeinschaft und eigene Wohnung

Bei einer Eigentumswohnung zahlen Sie Instandhaltung auf zwei Wegen.

Was genau wozu gehört, regelt die Teilungserklärung. Fenster gehören zum Beispiel fast immer zum Gemeinschaftseigentum, auch wenn sie in Ihrer Wohnung sind.

Die Gemeinschaft muss eine angemessene Erhaltungsrücklage bilden (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Was angemessen ist, sagt das Gesetz nicht. Die Höhe beschließt die Versammlung mit dem Wirtschaftsplan. Viele Gemeinschaften halten das Hausgeld niedrig, damit die Wohnungen beim Verkauf günstig wirken. Das rächt sich später mit Sonderumlagen.

03Drei Methoden im Vergleich

Faustregel. 1 € je m² Wohnfläche und Monat, also 12 € je m² und Jahr. Einfach, aber ohne Bezug zum Alter des Hauses.

II. Berechnungsverordnung. Sie legt in § 28 Pauschalen für die Wirtschaftlichkeitsberechnung fest. Gedacht ist sie für preisgebundenen Wohnraum, als Orientierung nutzen sie auch Banken und Gutachter. Die Pauschalen steigen mit dem Alter der Wohnung und werden alle drei Jahre an die Preisentwicklung angepasst.

Die Werte gelten ab 01.01.2026 nach einer Erhöhung um 8,37 %, so Haus + Grund München in einer Mitteilung vom 05.12.2025. Für Aufzug, Sammelheizung oder Kleinreparaturen durch den Mieter gibt es Zu- und Abschläge.

Peterssche Formel. Sie geht von den Herstellungskosten aus. Über 80 Jahre fallen danach rund das 1,5-Fache der Herstellungskosten für Instandhaltung an. Bei einer Eigentumswohnung entfallen davon etwa 65 bis 70 % auf das Gemeinschaftseigentum.

Jährliche Instandhaltung = Herstellungskosten je m² × 1,5 ÷ 80 × Wohnfläche

Die Spanne ist groß. Die Faustregel liefert ein Viertel dessen, was die Peterssche Formel ergibt. Die Wahrheit liegt meist dazwischen, und sie hängt am Zustand des Hauses. Ein Haus, in dem Dach und Leitungen vor fünf Jahren erneuert wurden, braucht weniger. Eines, in dem seit dem Bau wenig passiert ist, eher mehr.

Wichtig ist die letzte Zeile. Im Beispiel zahlt der Eigentümer 0,90 € je m² und Monat in die Rücklage der Gemeinschaft, also 702 € im Jahr. Nach der Petersschen Formel bräuchte das Gemeinschaftseigentum rund 2.133 €. Die Lücke von rund 1.430 € im Jahr verschwindet nicht. Sie kommt später als höheres Hausgeld oder als Sonderumlage.

04Die eigene Wohnung planen

Für das Sondereigentum hilft eine einfache Liste: Was muss in der Wohnung irgendwann ersetzt werden, was kostet es und wie lange hält es? Teilen Sie die Kosten durch die Jahre, dann haben Sie eine jährliche Rücklage.

Das sind rund 118 € im Monat für die Beispielwohnung, zusätzlich zur Rücklage im Hausgeld. Die Kosten sind Annahmen für eine durchschnittliche Ausstattung. Prüfen Sie beim Kauf, wie alt Bad und Küche sind. Ein Bad, das schon 20 Jahre alt ist, kommt in Ihrer Rechnung bald, nicht in 25 Jahren.

05Wann Instandhaltung steuerlich zählt

Für Vermieter sind Instandhaltungskosten Werbungskosten. Der Zeitpunkt unterscheidet sich aber.

Rücklage der Gemeinschaft. Das Hausgeld, das in die Erhaltungsrücklage fließt, dürfen Sie nicht im Jahr der Zahlung absetzen. Abziehbar wird es erst, wenn die Gemeinschaft das Geld für eine Erhaltung ausgibt (BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24). Den Betrag finden Sie in der Jahresabrechnung der Verwaltung.

Eigene Wohnung. Was Sie in Ihrer Wohnung reparieren oder ersetzen, setzen Sie im Jahr der Zahlung ab. Größeren Erhaltungsaufwand dürfen Sie auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV). Erneuern Sie zum Beispiel das Bad für 12.000 €, spart das bei einem zu versteuernden Einkommen von 60.000 € als Single 4.381 € Einkommensteuer: Die Steuer sinkt von 14.233 € auf 9.852 € (§ 32a EStG 2026).

06Instandhaltung in die Kaufrechnung übernehmen

07Risiken und Grenzen

Zu kleine Rücklage. Eine Gemeinschaft mit niedriger Rücklage und altem Haus wird früher oder später Geld nachfordern. Das ist das größte Risiko bei älteren Eigentumswohnungen. Wie Sie es erkennen, zeigt der Ratgeber Sanierungsstau erkennen.

Sprünge statt gleichmäßiger Kosten. Selbst eine gut geplante Rücklage glättet die Kosten nur auf dem Papier. Eine Sonderumlage für eine Strangsanierung kann in einem Jahr mehrere tausend Euro kosten.

Baupreise. Handwerkerleistungen sind in den vergangenen Jahren deutlich teurer geworden. Eine Rücklage, die vor zehn Jahren gereicht hätte, reicht heute oft nicht mehr. Lassen Sie die Werte in Ihrer Rechnung nicht jahrzehntelang unverändert.

Leerstand bei Renovierung. Wer ein Bad zwischen zwei Mietern erneuert, verliert ein bis zwei Monatsmieten. Planen Sie das in die Kosten ein.

Geschrieben von

Eduard Winter

Investmentberater bei InvestImmo.de

Schreibt über Steuern, AfA, Bestandsimmobilien und Portfolioaufbau.

Eduard hat seit 2020 sieben eigene Immobilien gekauft und mehr als 150 Mandanten begleitet. Er schreibt über Steuerhebel, Objektunterlagen und Portfolioaufbau – mit ehrlichen Zahlen statt Schönrechnerei.

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Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Alle Zahlen sind Beispielrechnungen mit offengelegten Annahmen, Stand 16.10.2026.