Vollmacht für die Eigentümerversammlung: mitstimmen ohne Anreise

Die Einladung kommt per Post, die Versammlung ist an einem Dienstagabend um 18 Uhr, 400 Kilometer entfernt. Wer als Kapitalanleger nicht anreisen kann, muss trotzdem mit finanziellen Folgen rechnen: Die Versammlung kann etwa über eine Sonderumlage entscheiden, die Sie mitbezahlen, ob Sie da waren oder nicht.

Sie müssen nicht anreisen, um mitzubestimmen. Eine Vollmacht in Textform genügt grundsätzlich; mögliche Vertretungsbeschränkungen der Gemeinschaftsordnung sollten Sie vorher prüfen.

01Warum Ihre Stimme Geld wert ist

Die meisten Beschlüsse brauchen nur die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen zählen für diese Mehrheit nicht als abgegebene Ja- oder Nein-Stimmen. Bei baulichen Veränderungen, also Maßnahmen, die über die Erhaltung hinausgehen, regelt § 21 WEG zusätzlich, wer zahlt.

• Mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile: Grundsätzlich zahlen alle Eigentümer nach ihren Anteilen, auch wer dagegen gestimmt hat oder nicht da war (§ 21 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Die Befürworter müssen dabei mehr als die Hälfte sämtlicher Miteigentumsanteile halten, nicht nur der in der Versammlung vertretenen Anteile. Das wird als doppelt qualifizierte Mehrheit bezeichnet. Diese Kostenfolge gilt nicht, wenn die bauliche Veränderung mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden ist.
• Amortisiert sich die Maßnahme in angemessener Zeit, tragen ebenfalls grundsätzlich alle Eigentümer die Kosten (§ 21 Abs. 2 Nr. 2 WEG).
• Bei sonstigen gemeinschaftlich beschlossenen baulichen Veränderungen tragen grundsätzlich nur die zustimmenden Eigentümer die Kosten, und nur ihnen stehen die Nutzungen zu (§ 21 Abs. 3 WEG). Für einem einzelnen Eigentümer gestattete oder auf sein Verlangen durchgeführte Maßnahmen gelten gesonderte Regeln (§ 21 Abs. 1 WEG). Auch zulässige abweichende Kosten- und Nutzungsverteilungen nach § 21 Abs. 5 WEG sind zu beachten.

Unter diesen Voraussetzungen kann zwischen „ich zahle nichts“ und „ich zahle meinen Anteil“ genau eine Stimme liegen. Die Stimmenschwelle heißt „mehr als“ zwei Drittel. Zwei Drittel genau reichen nicht.

02Rechenbeispiel: eine Stimme, 6.750 € Unterschied

Beispielrechnung, vereinfacht: Kathrin besitzt eine vermietete Wohnung im ersten Stock einer Anlage mit 20 Wohnungen. Ihr Miteigentumsanteil beträgt 45/1.000. Die Versammlung stimmt über den Anbau eines Aufzugs für 150.000 € ab, zu zahlen über eine Sonderumlage. Kathrin schätzt den zusätzlichen Nutzen für ihren Mieter im ersten Stock als gering ein. Der Name ist ausgedacht, die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Prognose.

Für das Beispiel wird angenommen, dass jede Wohnung einem anderen Alleineigentümer gehört, das gesetzliche Kopfprinzip gilt und alle abgegebenen Stimmen wirksam sind. Außerdem wird unterstellt, dass die Maßnahme rechtmäßig beschlossen werden kann, keine unverhältnismäßigen Kosten verursacht, sich nicht in angemessener Zeit im Sinne von § 21 Abs. 2 Nr. 2 WEG amortisiert und keine andere einschlägige Kostenverteilung gilt.

Kathrin kommt nicht und schickt keine Vollmacht. 19 Eigentümer stimmen ab, 13 dafür, 6 dagegen. Die Befürworter halten zusammen 520/1.000 Anteile.

Mit ihrer Nein-Stimme wäre die Stimmenschwelle verfehlt worden. Die einfache Mehrheit für den Beschluss über den Aufzug wäre dennoch erreicht worden. Unter den genannten Annahmen hätten nur die 13 Befürworter die Kosten getragen. Kathrin hätte nichts gezahlt und wäre nicht zur Nutzung berechtigt gewesen. Später könnte sie nach § 21 Abs. 4 WEG gegen einen angemessenen Ausgleich eine Beteiligung an der Nutzung verlangen.

Ohne ihre Stimme beträgt ihr Anteil dagegen 150.000 € × 45/1.000 = 6.750 €, vor einer etwaigen Steuerwirkung. Für das Steuerbeispiel wird unterstellt, dass ihr Anteil als nachträgliche Herstellungskosten über die Gebäude-Abschreibung berücksichtigt wird. Bei angenommenen 2 % ergibt das rechnerisch 135 € zusätzliche Abschreibung für ein volles Jahr. Mit einem vereinfachend durchgehend angesetzten Grenzsteuersatz von 40 % entspricht das einer Einkommensteuerentlastung von 54 € pro vollem Abschreibungsjahr. Das ist keine individuelle Tarifberechnung. Die tatsächliche Steuerwirkung hängt insbesondere von der steuerlichen Einordnung der Ausgaben, dem anwendbaren Abschreibungssatz, dem Beginn der Abschreibung und Kathrins Einkommensverhältnissen ab.

Die Zahlung einer Sonderumlage allein begründet noch keinen steuerlichen Abzug. Fließt sie zunächst in die Erhaltungsrücklage, ist die Einzahlung nicht sofort abziehbar. Maßgeblich sind die tatsächliche Verwendung für steuerlich berücksichtigungsfähige Ausgaben und deren Einordnung; auch das gesamte Hausgeld ist nicht pauschal abziehbar. Lassen Sie die steuerliche Behandlung und den Zeitpunkt des Abzugs von Ihrem Steuerberater beurteilen.

Finanziert Kathrin den gesamten Betrag zu einem rein angenommenen Jahreszins von 3,8 %, ergeben sich bei ganzjährig unveränderter Restschuld 256,50 €, gerundet 257 €, Zinsen im Jahr. Tilgung, Gebühren und eine mögliche Steuerwirkung der Zinsen sind darin nicht enthalten. Der Zinssatz ist keine Marktangabe.

Die Rechnung heißt nicht, dass Kathrin hätte dagegen stimmen müssen. Ein Aufzug kann die Vermietbarkeit eines Hauses verbessern. Sie zeigt nur, dass Fernbleiben finanzielle Folgen haben kann.

03Welche Form die Vollmacht braucht

§ 25 Abs. 3 WEG verlangt für Vollmachten die Textform. Was das heißt, steht in § 126b BGB. Die Erklärung muss lesbar sein, Ihren Namen nennen und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Aus ihr muss hervorgehen, wen Sie wofür bevollmächtigen.

Vor 2020 enthielten Gemeinschaftsordnungen teilweise Anforderungen an eine schriftliche Vollmacht mit Unterschrift. Seit der Reform verlangt das Gesetz nur Textform. Ob eine konkrete abweichende Formklausel weiterhin gilt, hängt jedoch von ihrer Auslegung und gegebenenfalls § 47 WEG ab; eine bestehende Klausel sollte nicht pauschal ignoriert werden. Die Gemeinschaftsordnung kann außerdem regeln, wen Sie bevollmächtigen dürfen.

04Wen Sie bevollmächtigen sollten

Gehört die Wohnung Ihnen und Ihrem Partner gemeinsam, haben Sie nach dem gesetzlichen Stimmrechtsmodell zusammen nur eine Stimme und müssen sie einheitlich abgeben (§ 25 Abs. 2 WEG). Kommt nur einer von Ihnen, sollte er eine Vollmacht des anderen dabeihaben.

05So sieht eine Vollmacht aus: Muster mit Weisungen

Eine Vollmacht ohne Weisungen lässt Ihrem Vertreter innerhalb ihres Umfangs grundsätzlich Entscheidungsspielraum. Das ist bequem, kann aber bei Kostenfragen oder Interessenkonflikten riskant sein. Besser ist eine Vollmacht mit Weisungen zu den Tagesordnungspunkten und zum Umgang mit geänderten Anträgen.

Schicken Sie die Vollmacht per E-Mail an Ihren Vertreter und in Kopie an den Verwalter. So kann sie in der Versammlung vorgelegt werden, und Sie haben einen Nachweis. Behalten Sie die Einladung mit der Tagesordnung. Lassen Sie sich nach der Versammlung vom Vertreter berichten, wie er abgestimmt hat; das Protokoll dokumentiert nicht zwingend jede einzelne Stimmabgabe.

06Online teilnehmen statt Vollmacht

Seit 2020 können die Eigentümer beschließen, dass man an der Versammlung auch online teilnehmen und abstimmen kann (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen können sie sogar rein virtuelle Versammlungen für höchstens drei Jahre beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG). Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und der Ausübung der Eigentümerrechte mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Gemeinschaften, die das bis zum Ablauf des 31. Dezember 2028 beschließen, müssen bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung abhalten, wenn sie nicht durch einstimmigen Beschluss darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG).

Für Kapitalanleger, die weit weg wohnen, kann die Online-Teilnahme eine Alternative zur Vollmacht sein. Sie hören die Diskussion und können auf neue Argumente reagieren. Gibt es diese Möglichkeit in Ihrer Gemeinschaft nicht, können Sie beim Verwalter rechtzeitig die Aufnahme eines entsprechenden Beschlussvorschlags in die Tagesordnung beantragen.

07Für wen sich die Vollmacht lohnt

08Risiken und Grenzen der Vollmacht

Vertreter weicht ab. Ein Verstoß gegen interne Weisungen macht eine Stimmabgabe nicht automatisch unwirksam. Welche Folgen er hat, hängt insbesondere vom Umfang der Vollmacht und den Umständen ab. Wählen Sie jemanden, dem Sie vertrauen, und lassen Sie sich über die Abstimmung berichten.

Neue Vorschläge in der Versammlung. Weisungen passen nur auf Vorschläge, die Sie kannten. Legen Sie fest, ob Ihr Vertreter bei Änderungen Rücksprache halten, sich enthalten oder innerhalb der Vollmacht nach eigenem Ermessen entscheiden soll. Eine Änderung eröffnet nicht automatisch freie Hand.

Interessenkonflikt beim Verwalter. Bei Punkten, die den Verwalter selbst betreffen, können Interessenkonflikte und rechtliche Vertretungshindernisse bestehen. Ein Interessenkonflikt bedeutet nicht automatisch ein Stimmverbot; umgekehrt kann eine Weisung ein gesetzliches Stimmverbot nicht aufheben. Gerade bei Entlastung oder Ansprüchen gegen den Verwalter ist eine unabhängige Vertretung sinnvoll. Lassen Sie rechtliche Zweifelsfragen von einem Rechtsanwalt beurteilen.

Fristen laufen trotzdem. Auch wer weder anwesend noch vertreten war, muss eine Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG). Wenden Sie sich bei einer beabsichtigten Anfechtung frühzeitig an einen Rechtsanwalt.

Geschrieben von

Rula Mama

Investmentberater bei InvestImmo.de

Schreibt über Bestandsimmobilien, Kalkulation und Objektprüfung.

Rula ist seit 2021 in der Finanzdienstleistung tätig. Sein Schwerpunkt sind Bestandsimmobilien als Kapitalanlage, nachvollziehbare Kalkulationen und eine ehrliche Einschätzung von Substanz und laufenden Kosten.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Zahlen sind Beispielrechnungen mit offengelegten Annahmen.