Zertifizierter Verwalter: wann Ihre Gemeinschaft einen braucht

In Ihrem kleinen Haus mit sechs Wohnungen kümmert sich seit Jahren ein Miteigentümer um alles. Er holt Angebote ein, schreibt die Abrechnung und lädt einmal im Jahr zur Versammlung ins Wohnzimmer. Das klappt, solange er Zeit hat und seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt. Dann liest ein anderer Eigentümer vom zertifizierten Verwalter und fragt, ob die Gemeinschaft so überhaupt noch verwaltet werden darf.

Die kurze Antwort lautet ja, unter Bedingungen. Die längere hängt davon ab, wie viele Sondereigentumsrechte die Gemeinschaft umfasst und wie viele Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Zertifizierung und gewerbsmäßige Verwaltung sind dabei nicht dasselbe: Auch ein Eigentümer-Verwalter kann zertifiziert oder gleichgestellt sein.

01Was ein zertifizierter Verwalter ist

Die WEG-Reform hat 2020 einen neuen Titel geschaffen. Zertifizierter Verwalter darf sich nennen, wer die Prüfung vor einer IHK bestanden hat oder gleichgestellt ist (§ 26a Abs. 1 WEG, § 7 ZertVerwV). Die Einzelheiten regelt die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV).

Neben Grundlagen der Immobilienwirtschaft müssen Verwalter rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse für ihre Verwaltungspraxis nachweisen (§ 1 und Anlage 1 ZertVerwV). Zum mündlichen Teil wird nur zugelassen, wer den schriftlichen bestanden hat (§ 3 Abs. 1 ZertVerwV).

02Wer als zertifiziert gilt, ohne Prüfung

Bestimmte Berufsabschlüsse ersetzen die Prüfung. Einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt ist nach § 7 ZertVerwV, wer

• die Befähigung zum Richteramt hat, also Volljurist ist,
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann oder zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft hat,
• Geprüfter Immobilienfachwirt oder Geprüfte Immobilienfachwirtin ist oder
• einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt hat.

Verwaltungsfirmen dürfen sich zertifiziert nennen, wenn alle Beschäftigten, die unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV). Eine einzelne zertifizierte Geschäftsführerin reicht also nicht, wenn die unmittelbar mit der Verwaltung betrauten Mitarbeiter keinen entsprechenden Nachweis haben.

03Pflicht oder Anspruch: was § 19 WEG regelt

Eine Berufszulassung ist das Zertifikat nicht. Das Gesetz ordnet die Bestellung eines zertifizierten Verwalters der ordnungsmäßigen Verwaltung zu (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Jeder Eigentümer kann ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG). Praktisch heißt das: Greift die Ausnahme nicht, kann ein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten oder gleichgestellten Verwalters einfordern. Bestellt die Gemeinschaft trotzdem jemanden ohne die erforderliche Qualifikation, kann der Beschluss angefochten werden. Fehlende Zertifizierung beendet eine bestehende Bestellung allerdings nicht automatisch.

Die Ausnahme greift nur, wenn alle drei Bedingungen zugleich erfüllt sind:

1. Die Gemeinschaft hat weniger als neun Sondereigentumsrechte. Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze mit eigenem Sondereigentum zählen dabei mit.
2. Ein Wohnungseigentümer ist zum Verwalter bestellt.
3. Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter. Maßgeblich ist die Zahl der Eigentümer, nicht einfach die Zahl ihrer Einheiten; zum Kopfprinzip siehe § 25 Abs. 2 WEG. Gemeinschaftlich gehaltene Einheiten und Mehrfacheigentum müssen bei der Zählung berücksichtigt werden.

Ab neun Sondereigentumsrechten gibt es diese Ausnahme nicht. Dort kann schon ein einzelner Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Ist ein Verwalter bestellt, der nicht selbst Wohnungseigentümer der Gemeinschaft ist, gilt die Ausnahme ebenfalls nicht, auch in kleinen Häusern.

So setzen Sie den Anspruch durch

Wer einen zertifizierten Verwalter will, beantragt beim Verwalter, die Bestellung auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung zu setzen, am besten mit einem konkreten Angebot. Lehnt die Versammlung ab, obwohl die Ausnahme nicht greift, kommt eine Beschlussersetzungsklage in Betracht: Das Gericht soll den notwendigen Beschluss ersetzen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine Anfechtung des ablehnenden Beschlusses allein führt noch nicht zur Bestellung eines Verwalters.

Für eine Anfechtungsklage gilt grundsätzlich eine Frist von einem Monat ab Beschlussfassung; die Begründung muss innerhalb von zwei Monaten erfolgen (§ 45 WEG). Gerichtliche Verfahren kosten Zeit und Geld. Ein konkretes Angebot und eine transparente Rechnung der Mehrkosten je Wohnung können helfen, vorher eine Einigung zu erreichen. Welche Klage oder Kombination von Anträgen erforderlich ist, sollten Sie rechtzeitig mit einem Rechtsanwalt anhand des konkreten Beschlusses klären.

04Zertifikat und § 34c GewO: zwei verschiedene Dinge

Nicht zu verwechseln sind das Zertifikat und die Gewerbeerlaubnis. Wer gewerbsmäßig Gemeinschaftseigentum oder Mietwohnungen für Dritte verwaltet, braucht grundsätzlich unabhängig vom Zertifikat eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO.

Lassen Sie sich vor der Bestellung eines gewerblichen Verwalters die erforderliche Erlaubnis sowie das Zertifikat oder den gleichgestellten Abschluss zeigen. Diese Nachweise ersetzen keine Prüfung seiner Arbeitsweise und des Vertrags.

05Was ein zertifizierter Verwalter eine Wohnung kostet

Oliver besitzt eine vermietete Wohnung in einem Haus mit sechs Wohnungen und sechs Eigentümern. Es gibt keine weiteren Sondereigentumsrechte; jede Wohnung gehört einer anderen Person allein. Bisher verwaltet ein Miteigentümer das Haus ohne Vergütung. Oliver und ein weiterer Eigentümer verlangen einen zertifizierten Verwalter. Damit sind die Voraussetzungen der Ausnahme nicht mehr erfüllt. Das bedeutet nicht zwingend, dass ein externer Verwalter bestellt werden muss: Auch der bisherige Eigentümer-Verwalter könnte einen entsprechenden Nachweis erbringen.

Beispielrechnung, vereinfacht: Angenommen wird ein Wechsel zu einem zertifizierten gewerblichen Verwalter. Sein Angebot beträgt 40 € je Einheit und Monat. Für die Rechnung werden diese 40 € als vollständiger monatlicher Zahlbetrag einschließlich gegebenenfalls anfallender Umsatzsteuer angesetzt; zusätzliche Vertragsleistungen sind nicht eingerechnet. Der Name ist ausgedacht, die Zahlen sind Beispielannahmen und keine Prognose.

Vergleichen Sie Angebote anhand des vollständigen Zahlbetrags und des Leistungsumfangs. Entscheidend ist nicht allein die monatliche Grundvergütung, sondern auch, welche Leistungen gesondert berechnet werden. Ein Angebot für Ihre konkrete Gemeinschaft ist deshalb aussagekräftiger als ein pauschaler Durchschnittswert.

Die Verwaltervergütung kann Oliver bei der Wohnraumvermietung nicht als Betriebskosten auf seinen Mieter umlegen (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Soweit sie seiner vermieteten Wohnung zuzuordnen ist, kann sie grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden (§ 9 EStG). Unter den vereinfachten Annahmen des Beispiels sinkt seine Belastung dadurch von 40 € auf 24 € monatlich. Die tatsächliche Entlastung hängt insbesondere von seinem zu versteuernden Einkommen und seiner persönlichen Steuersituation ab.

Nicht das gesamte Hausgeld ist steuerlich abziehbar. Insbesondere sind Einzahlungen in die Erhaltungsrücklage der WEG nicht sofort abzugsfähig. Erst tatsächliche Ausgaben aus der Rücklage können nach Maßgabe ihrer steuerlichen Einordnung berücksichtigt werden. Die konkrete Abziehbarkeit und Ihre persönliche Steuerentlastung sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.

Was Oliver dafür bekommt, steht nicht allein in einer Kostentabelle. Zu den gesetzlichen Aufgaben der Verwaltung gehören die Jahresabrechnung, die Führung der Beschluss-Sammlung und der Vermögensbericht. Diese Aufgaben werden nicht dadurch freiwillig, dass ein Miteigentümer unentgeltlich verwaltet. Gewerbliche Wohnimmobilienverwalter müssen grundsätzlich eine Berufshaftpflichtversicherung unterhalten; deren Deckung ist kein unbegrenztes Haftungsversprechen.

Für Kapitalanleger, die weit weg wohnen und den Verwalter nicht persönlich kennen, kann eine professionelle Verwaltung die zusätzlichen Kosten wert sein. In einem Haus mit einem engagierten, fachkundigen Eigentümer-Verwalter kann die Bewertung anders ausfallen. Das Zertifikat allein entscheidet darüber nicht.

06Was Käufer und Eigentümer prüfen sollten

07Für wen ein zertifizierter Verwalter sinnvoll ist

Auch bei Eigentümer-Verwaltung sind die gesetzlichen Voraussetzungen zu beachten. Ein Eigentümer kann selbst zertifiziert oder gleichgestellt sein; ohne diesen Nachweis muss die Ausnahme greifen, damit kein Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters besteht.

08Risiken und Grenzen

Zertifikat ist kein Qualitätsversprechen. Die Prüfung belegt Kenntnisse zum Zeitpunkt der Prüfung. Über Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit und Arbeitsweise sagt sie nichts. Bei gleichgestellten Verwaltern beruht der Nachweis auf der anerkannten Qualifikation.

Verfügbarkeit. Für kleine Gemeinschaften kann es schwierig sein, passende Angebote zu erhalten. Wer einen zertifizierten Verwalter verlangt, sollte vorher Angebote einholen.

Höhere Kosten. Bei einem Wechsel von unentgeltlicher zu vergüteter Verwaltung entstehen laufende Mehrkosten. Die Verwaltervergütung ist bei Wohnraumvermietung nicht als Betriebskosten auf Mieter umlegbar. Der Betrag je Wohnung hängt vom konkreten Angebot und der Kostenverteilung ab.

Streit in kleinen Gemeinschaften. Wer einen langjährigen Eigentümer-Verwalter ablösen will, kann das Verhältnis belasten. Ein Gespräch vor dem Antrag kann helfen.

Falsche Annahmen. Die Ausnahme gilt nur mit einem Eigentümer als Verwalter. Ein externer Bekannter ohne Zertifikat oder gleichgestellte Qualifikation fällt nicht darunter.

Geschrieben von

Rula Mama

Investmentberater bei InvestImmo.de

Schreibt über Bestandsimmobilien, Kalkulation und Objektprüfung.

Rula ist seit 2021 in der Finanzdienstleistung tätig. Sein Schwerpunkt sind Bestandsimmobilien als Kapitalanlage, nachvollziehbare Kalkulationen und eine ehrliche Einschätzung von Substanz und laufenden Kosten.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Zahlen sind Beispielrechnungen mit offengelegten Annahmen.